Trong một số trường hợp như: điều hòa hỏng, thay đổi view, muốn ở phòng rộng hơn… khách lưu trú sẽ có nhu cầu cần đổi phòng. Vậy quy trình đổi phòng cần được tiến hành như thế nào? Hãy tìm hiểu cùng Nghiepvukhachsan.com.
► Quy trình đổi phòng cho khách lưu trú gồm các bước như sau:
- Nhân viên lễ tân hoặc đặt phòng thực hiện việc trao đổi với khách, thống nhất về việc đổi phòng, đảm bảo phòng được đổi đáp ứng các yêu cầu của khách.
- Lễ tân báo bộ phận Housekeeping để đảm bảo rằng phòng khách sẽ chuyển sang đã sẵn sàng.
- Lễ tân báo nhân viên hành lý lên hỗ trợ khách chuyển phòng.
- Nếu khách chuyển cùng, nhân viên hành lý dùng xe đẩy giúp khách chuyển hành lý, đồ đạc sang phòng mới như lúc check in. Nhớ kiểm tra kỹ tránh quên đồ của khách.
- Nhân viên buồng phòng tiến hành kiểm tra phòng khách vừa chuyển đi như khách trả phòng.
- Nếu khách không chuyển phòng cùng, nhân viên buồng phối hợp cùng nhân viên hành lý chuyển đồ cho khách. Lưu ý, đồ khách ở phòng cũ để đâu thì đặt vào đúng chỗ đó ở phòng mới. Với két sắt phải hết sức cẩn thận, chỉ thực hiện việc chuyển phòng nếu chắc chắn khách không dùng két sắt.
- Sau khi nhân viên buồng/ hành lý đã chuyển và kiểm tra xong thì báo nhân viên lễ tân. Lễ tân sẽ chuyển thông tin "Guest Folio" và mọi chi phí của khách trên phần mềm cũng như tất cả các thông tin, giấy tờ, tài liệu khác sang phòng mới để quản lý (Chứng minh thư, hộ chiếu, reservation form...).
- Nhân viên lễ tân ghi thông tin về việc chuyển phòng vào sổ bàn giao ca cho các ca khác biết.
- Khi khách về, lễ tân thông báo cho khách về việc chuyển phòng hoặc hỏi thăm khách xem phòng mới như thế nào. Xác nhận lại mọi thay đổi như giá phòng, lịch check out... (nếu có).
