► Vì sao cần phải dự báo doanh thu khách sạn?

Nhiều người làm công tác quản trị doanh thu trong khách sạn nhưng lại xem dự báo là một “nghĩa vụ” mà họ phải gửi định kỳ cho ban giám đốc. Họ chẳng buồn ngó ngàng tới những bảng biểu, báo cáo đó sau khi đã nhấn nút “Gửi” email. Nhưng nghệ thuật dự báo chính là công cụ để phân biệt người làm quản trị doanh thu “có tâm” và yếu kém. Dự báo có giá trị hơn nhiều một cái bảng Excel.

Bản báo cáo dự báo (forecast report) là cơ hội để xem xét, cải thiện, thay đổi hoặc từ bỏ một chiến lược và bắt đầu một chiến lược hoàn toàn mới. Dự báo chính là “kim chỉ nam” dẫn bạn đến hành động. Nếu bạn xem ngân sách (budget) chính là mục tiêu phải đạt được (nhà quản trị doanh thu không bao giờ bỏ qua ngân sách), rồi so sánh với báo cáo dự báo – và bạn thấy kết quả: dự báo thấp hơn ngân sách? hay tương đương? hay cao hơn? Dựa vào đó bạn sẽ thấy liệu khách sạn có đang hoạt động tốt không.

Nếu dự báo ở tất cả các phân khúc (segments) đều thấp hơn mục tiêu đề ra, chắc chắn có gì đó “sai sai” ở đây; cũng không loại trừ khả năng toàn bộ thị trường đều đang chịu ảnh hưởng bới một sự kiện nào đó (ví dụ như thiên tai hay khủng bố chẳng hạn) mà cũng có thể là ngay từ đầu mục tiêu là không thực tế. Nhưng một điều chắc chắn là nếu bạn không dự đoán và đối chiếu, bạn sẽ không biết mình đang đứng ở đâu, không thấy được điểm tốt và điểm chưa tốt của mình.

Dự báo doanh thu cần phải căn cứ vào những điều kiện thực tế

► Đánh giá kết quả dự báo doanh thu

Bắt đầu với những điểm chưa tốt: nếu dự báo thể hiện thấp hơn mục tiêu đề ra, bạn nên bắt đầu xem xét nguyên nhân là do đâu và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.

Nếu dự báo cho thấy bạn đã đạt mục tiêu đề ra! Xin chúc mừng, bạn có thể tiếp tục với các chiến lược của mình, vì nó hoàn toàn đúng đắn. Và nếu bạn là một người chủ động, bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm những cải tiến, thay đổi nhỏ.

Và nếu dự báo cho bạn biết các chiến lược và công cụ bạn đang sử dụng đang làm rất tốt, các con số trên bảng excel hiện toàn màu xanh (nếu xanh là dương, và đỏ là âm), bạn có thể ngồi thảnh thơi dựa lưng vào ghế sô-pha, mỉm cười và tự khen mình là nhà quản trị doanh thu giỏi nhất thế giới; nhưng bạn cần biết là: nếu các phân khúc (segments) đều thể hiện tốt hơn mục tiêu, có khả năng rất lớn là giá bạn đưa ra không được tối ưu.

Bằng cách biết chính xác phân khúc nào hoạt động tốt hoặc không tốt, nhà quản lý sẽ kết nối với các nhóm liên quan cải thiện và thực hiện những thay đổi cần thiết. Ví dụ như phân khúc FIT Leisure hơi yếu, cần đặt câu hỏi với đội kinh doanh FIT leisure là: Khuyến mãi có phù hợp không? Các chiến lược giá đưa ra có phù hợp với phân khúc này không? Giá hợp đồng bán buôn đưa ra có hợp lý không?… Hay làm việc với tất cả các đồng nghiệp ở các bộ phận E-Commerce, Reservations, Corporate Sales, Events…

► Nên tiến hành làm dự báo trong quản trị doanh thu khách sạn như thế nào?

1. Lưu trữ hồ sơ chính xác

Dự báo dựa trên dữ liệu chính xác, vì vậy bước đầu tiên của bất kỳ chiến lược dự báo nào phải bắt đầu với việc lưu giữ hồ sơ cẩn thận. Lượng dữ liệu có sẵn cho các khách sạn có thể là quá nhiều, bạn phải biết thông tin nào là quan trọng, cần được theo dõi như công suất phòng, giá phòng, doanh thu, chi tiêu trung bình cho mỗi phòng,… Nếu bạn có quyền truy cập vào thông tin này từ các năm trước, hãy đưa nó vào bảng tính dự báo của bạn. Nếu không, hãy bắt đầu lưu trữ các số liệu đó từ bây giờ.

Lưu trữ hồ sơ chính xác là cơ sở để đưa ra bản dự báo đúng hướng

2. Sử dụng dữ liệu lịch sử

Công cụ tốt nhất luôn có sẵn cho bạn khi dự báo nhu cầu phòng chính là dữ liệu lịch sử, nên nhớ rằng quá khứ có thể là một chỉ báo về tương lai. Mặc dù không thể có sự đảm bảo 100%, nhưng nếu bạn nhận thấy một số xu hướng nhất định như sự gia tăng nhu cầu cứ vào mỗi tháng 6 hoặc tháng 12, bạn hoàn toàn có thể dựa vào đó để dự đoán nhu cầu tương tự có thể được lặp lại. Tương tự, bạn có thể nhận thấy xu hướng liên quan đến thời tiết xấu, suy thoái kinh tế,...

3. Xem xét các sự kiện và ngày lễ

Tiếp theo, bạn cần xem xét các dịp lễ, tết và các sự kiện, đưa nó vào bảng dự báo. Ví dụ như lễ Giáng sinh và mùa hè được dự báo sẽ có lượng khách tăng chẳng hạn (tùy thuộc vào loại hình Khách sạn, địa điểm, khách hàng mục tiêu …). Tương tự như vậy, các sự kiện địa phương cũng rất quan trọng, ví dụ như đêm nhạc của một ca sĩ nổi tiếng hay tour lưu diễn của một ban nhạc quốc tế. Bạn nên cố gắng dự đoán nhu cầu phòng có thể tăng đột biến trong khoảng thời gian này và có thể sẽ giảm sau khi những sự kiện hoặc ngày lễ kết thúc.

4. Theo dõi đối thủ cạnh tranh

Ngoài ra, có những yếu tố bên ngoài khác cần chú ý, chẳng hạn như đối thủ cạnh tranh. Cố gắng nắm bắt thông tin về các đối thủ trong khu vực, địa phương. Ví dụ như có một khách sạn vừa được cải tạo? Có vài khách sạn hoặc nhà nghỉ mới mở trong khu vực? Đây là tất cả các yếu tố có thể làm ảnh hưởng đến nhu cầu khách hàng trong tương lai. Đồng thời, việc đối thủ đóng cửa hoặc chuyển địa điểm có thể đồng nghĩa với sự gia tăng cơ hội cho khách sạn mình, vì vậy hãy để mắt đến các đối thủ.

5. Để ý đến xu hướng của thị trường

Việc để ý đến các xu hướng chung của thị trường cũng rất quan trọng. Có thể là xu hướng phổ biến trong toàn ngành khách sạn, chẳng hạn như lượng khách tăng hoặc giảm, hoặc tăng đối thủ cạnh tranh ở khu vực của bạn. Cũng có thể có những xu hướng ảnh hưởng đến thị trường rộng hơn, ví dụ như suy thoái kinh tế,… Tất cả đều có thể ảnh hưởng đến việc dự báo. Xu hướng luôn vận động, cần chủ động nắm bắt và dự đoán.

6. Dự báo theo từng mục

Khi bạn có trong tay bảng dự báo sơ lược cùng với các xu hướng thị trường mà bạn thu thập được, bạn nên lập tiếp các bảng dự báo chi tiết theo từng mục. Ví dụ như bạn có thể chia thành:

- Dự báo nguồn khách – Dự báo khách đến từ một số các quốc gia nào?

- Dự báo kênh phân phối – Dự báo lượng khách đến từ một số kênh phân phối chính của khách sạn

- Dự báo phân khúc khách hàng – Dự báo khách hàng thuộc Groups, Business, Leisure…

- Dự báo loại phòng – Dự báo nhu cầu cho từng hạng phòng cụ thể (phòng cơ bản hay phòng cao cấp)

Bằng việc chia theo từng hạng mục như thế này, bạn sẽ biết nguồn khách chính của khách sạn mình đến từ đâu, tác động kinh tế của từng nguồn khách là như thế nào, nguồn nào bạn cần chú trọng…

7. Làm việc với đội ngũ bán hàng và tiếp thị

Với các dự báo được đưa ra, từ đây bạn bắt đầu xem xét kỹ hơn các con số đó có ý nghĩa như thế nào với khách sạn của mình, bạn cần làm việc với bộ phận Sales & Marketing như thế nào, cần chỉnh sửa/ thay đổi/ loại bỏ/ thay thế các chiến lược kinh doanh ra sao…

Ví dụ như dự báo ở một phân khúc nào đó nhu cầu có thể giảm, bạn có thể có các chiến lược marketing phù hợp nhắm tới phân khúc đó nhằm giữ vững vị trí. Tương tự như thế, dự báo cho thấy một phân khúc sẽ có thể có nhu cầu tăng đột biến, bạn cũng có thể đưa ra các chính sách để thu hút phân khúc này về khách sạn mình…

8. Dự báo xong thì đừng bỏ xó!

Cuối cùng, với các dữ liệu có sẵn và vừa thu thập được, và các bảng dự đoán mà bạn phải mất rất nhiều công sức và thời gian mới có đó, đừng có bỏ xó chúng! Bạn nên thường xuyên sử dụng chúng để ra quyết định, để đặt các chiến lược, lập ngân sách hàng ngày,… Tất nhiên dự báo không thể chính xác 100% được, nhưng ít ra nó cho bạn một bức tranh tưởng tượng về tương lai – điều này rất quan trọng với một người làm Quản trị doanh thu. Và dĩ nhiên các dự báo này bạn phải cập nhật chúng nếu thấy cần thiết. Đừng phí hoài thoài gian và công sức bạn đã bỏ ra để dự báo! Hãy sử dụng chúng thật hiệu quả!

Dự báo là một phần quan trọng của bất kỳ chiến lược quản lý doanh thu nào, bởi vì nó giúp các nhà quản lý có sự chuẩn bị tốt hơn với những biến động trong tương lai; nó cho phép các nhà quản lý khách sạn đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến giá cả, khuyến mãi, phân phối, nhân sự,… Với ngành kinh doanh khách sạn, dự báo được xem như là việc sắp xếp các mảnh ghép có sẵn để tạo thành một bức tranh hoàn chỉnh, có ý nghĩa và giúp nhà quản lý nhận thấy được nhiều điều – để từ đó đưa ra chiến lược quản trị doanh thu hiệu quả cho đơn vị mình.