Welcome letter là gì?

Không khó để hiểu thuật ngữ này. Như nghĩa tiếng anh của nó, welcome letter là thư chào đón. Đây là lời chào đầu tiên của khách sạn khi các khách đến lưu trú, sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

Welcome letter thường được đặt tại những vị trí bắt mắt, dễ thu hút tầm nhìn của khách hàng. Nhìn chung, thư thường được đặt sẵn trên bàn, giường hoặc sẽ hiện thị tự động trên màn hình tivi khi quý khách nhận phòng. Với đội ngũ ngày càng chuyên nghiệp, chu đáo, nhiều khách sạn còn áp dụng email welcome letter. Sau khi khách hàng hoàn thành đăng ký phòng cũng như các dịch vụ tại khách sạn, thư chào đón sẽ ngay lập tức gửi đến.

Thư chào mừng được ký bởi chình Tổng giám đốc hoặc người quản lý khách sạn.

Những lí do vàng khách sạn nên sử dụng welcome letter là gì?

Việc sử dụng Welcome letter chào mừng khách khi tới khách sạn là một khâu quan trọng. Đây là bước góp phần không nhỏ vào việc nâng cao vị thế khách sạn. Là một quản lý khách sạn, ta không thể phủ nhận:

– Khi sử dụng welcome letter, khách lưu trú sẽ cảm thấy sự trân trọng, sự cảm ơn chân thành từ phía khách sạn. Dù là khách hàng vip hay khách hàng sử dụng các dịch vụ thường, họ đều cảm nhận được sự quan tâm như nhau của khách sạn.

– Việc sử dụng thư chào đón trong hệ thống khách sạn thể hiện phong cách phục vụ chuyên nghiệp của khách sạn. Đó là sự tỉ mỉ, cẩn thận từ những bước nhỏ nhất.

– Thông qua welcome letter, khách hàng được cung cấp thêm những thông tin hữu ích. Đặc biệt trong những trường hợp khẩn cấp, việc nắm bắt được đường dây nóng thực sự quý đối với khách hàng.

Làm thế nào để có một welcome letter ấn tượng

Trước tiên, khách sạn phải lựa chọn vị trí để tất cả các khách hàng đều nhìn thấy thư. Hoặc, khách sạn có thể lựa chọn việc thông qua bộ phận lễ tân đưa trực tiếp khi khách tới làm thủ tục check-in. Bên cạnh đó, nếu thư được thiết kế đẹp, tinh gọn, thanh thoát sẽ gây chú ý tới khách hơn.

Tại một số khách sạn sang trọng, họ rất tỉ mỉ trong thiết kế thư chào đón

Bố cục không thể thiếu của bức thư. Trong bức thư, cần mang tới những thông tin cơ bản về khách sạn như tên, địa chỉ, email, trang web…của khách sạn. Tiếp tới là lời chào tới vị khách sử dụng dịch vụ tại khách sạn, bày tỏ lời trân trọng, cảm ơn. Cuối cùng là phần kết thúc với lời chúc và chữ ký của giám đốc khách sạn.

Gợi ý một số mẫu thư welcome letter phổ biến

 Mẫu Welcome letter bằng tiếng Anh

(Hotel Name)

(Address)

Telephone:…………………………..Fax:………………………………….

Email:………………………………Website:……………………………

(Facebook/ Twitter…)

(Date)

Dear (Guest Name)

We are delighted that you have selected (hotel name).

On behalf of all hotel staffs, I extend you a very warm welcome and trust your stay with us will be both enjoyable and comfortable.

Specific information about the hotel services and facilities which are detailed in the booklet, placed on the writing table in your room.

If you need help or have any specific requirement, please do not hesitate to contact us on extension ………

With best regards

Hotel Manager

Tổng thể nội dung của một welcome letter

 Mẫu Welcome letter bằng tiếng Việt

(Tên khách sạn)

(Địa chỉ)

Số điện thoại:……………………………….. Số fax:……………………………….

Email:………………………………….. Website:………………………………

(Facebook/ Twitter…)

Ngày/tháng/năm.

Thân chào Ông/ Bà – Anh/ Chị (tên khách)

Chúng tôi rất vui mừng khi Quý khách đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ của khách sạn (tên khách sạn).

Thay mặt toàn bộ nhân viên khách sạn, xin gửi tới Quý khách sự chào đón nồng nhiệt nhất. Chúng tôi hy vọng quý khách sẽ có khoảng thời gian lưu trú tại khách sạn thật thú vị và thoải mái nhất.

Thông tin cụ thể về các dịch vụ và cơ sở vật chất của khách sạn đã được nêu chi tiết trong tập sách nhỏ, đặt trên bàn làm việc trong phòng của Quý khách.

Nếu Ông/bà – Anh/chị cần giúp đỡ hoặc có bất kỳ yêu cầu cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số máy lẻ….

Trân trọng

Quản lý khách sạn

Với những mẫu thư trên sẽ là gợi ý tuyệt vời cho những bạn đang có kế hoạch kinh doanh khách sạn. Với một người hoạt động trong lĩnh vực khách sạn, bạn càng cần nắm rõ thuật ngữ welcome letter là gì.