Một quy trình xử lý đồ thất lạc trong khách sạn minh bạch, rõ ràng đem lại sự hài lòng cho khách hàng, sự công bằng cho nhân viên tìm thấy và đem lại lợi ích dài lâu cho khách sạn.

Quy Trình Xử Lý Đồ Thất Lạc Trong Khách Sạn/ Lost & Found Procedure

1. The Housekeeping Officer/ Order Taker is responsible for the administration of the lost and found items.

Nhân viên văn phòng/ nhân viên trực điện thoại bộ phận buồng phòng có trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và trả lại đồ “để quên và tìm thấy”.

2. A lost and found ledger should be maintained and all items found anywhere in the Hotel must be entered in this Ledger with following data:

Sổ “để quên và tìm thấy” phải được cất giữ cẩn thận, tất cả các đồ vật tìm thấy đều phải được lưu vào sổ theo với đầy đủ các dữ liệu sau:

• Date found/ Ngày, tháng tìm thấy.
• Location/ Nơi tìm thấy.
• Name of finder/ Tên người tìm thấy.
• Description of article / Tên vật tìm thấy.
• Article number/ Số lượng đồ vật tìm thấy.
• Receiver’s signature and date/ Chữ ký của người nhận lại đồ tìm thấy.
• Disposition and date/ Ngày tháng và tên đồ vật trả lại cho người tìm thấy.

3. Articles found should be numbered, dated and kept in lost and found closet where as valuables must be deposited in a safe deposit box at the Housekeeping office.

4. It is suggested that the lost and found closet be arranged chronologically by month and each item should be arranged by the article number assigned.

Các đồ “để quên và tìm thấy” nên cất giữ theo tháng và phân chia theo các số đã được đánh.

5. If an article claimed in person, the claimant must be requested to sign a receipt with verification. If the claimant requests an article to be returned by mail, housekeeping order taker has to get guest’s adress, credit card No, expiry date, confirmation to charge for mailing fee and option of mail. Then send the articles to the adress and keep contact to mail service to make sure that they were sent to the identified adress. To note the sending date on the ledger.

Nếu có khách quay trở lại lấy đồ để quên, nhân viên trực văn phòng bộ phận buồng phòng phải xin chữ ký xác nhận của khách. Trong trường hợp khác yêu cầu gửi đồ để quên qua đường bưu điện, nhân viên văn phòng phải xin địa chỉ, số thẻ tín dụng, hạn sử dụng của thẻ, yêu cầu khách xác nhận đồng ý trả tiền cước phí vận chuyển và loại hình dịch vụ vận chuyển khách muốn sử dụng. Sau đó đi gửi cho khách theo đúng địa chỉ yêu cầu và giữ liên lạc với công ty chuyển phát để chắc chắn đồ gửi đi không bị thất lạc. Nhớ ghi ngày gửi vào trong sổ.

6. The articles found should be held a minimum for three months and valuable items to be held a minimum six months and returned to the finder who has to sign on the “disposition column” of the lost and found ledger. Food can release after 3 days found.

7. Housekeeping Manager has to recommend for merit on employee’s honesty  for an award to Human Resource Manager with a copy to the management.

Trưởng bộ phận buồng phòng phải chuyển lời khen ngợi lòng trung thực của các nhân viên tới Trưởng phòng nhân sự và ban giám đốc.

8. If the employee/finder has left the hotel before the laps of three month moratorium, disposal of valuables will be at the discretion of the management.

Trong trường hợp nhân viên/ người tìm thấy nghỉ việc trước thời hạn 3 tháng, trước thời hạn trả đồ vật có giá trị thì việc trả lại các đồ vật đó sẽ tùy thuộc vào quyết định cụ thể của ban giám đốc.