Một hệ thống quản lý tài sản, hay gọi tắt là hệ thống PMS, là một công cụ ngày càng hữu ích trong các khách sạn hiện đại, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên  thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, với nhiều phần mềm PMS trên thị trường hơn bao giờ hết, điều cần thiết là phải biết tính năng nào là quan trọng nhất, để bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn.

PMS Là Gì?

PMS (Property Management System) là hệ thống quản lý tài sản, một giải pháp phần mềm khách sạn, hỗ trợ các khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Chúng thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.

Tại Sao Mỗi Khách Sạn Cần Một Hệ Thống PMS?

Một giải pháp khách sạn PMS ngày càng quan trọng, bởi vì ngành khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với các đặt phòng đến từ nhiều kênh, giá cần được điều chỉnh thông minh cho mục đích quản lý doanh thu và dịch vụ khách hàng là nỗ lực 24/7, có phần mềm PMS có thể giúp ứng phó với những thách thức này.

Một hệ thống quản lý tài sản tốt sẽ cho phép nhân viên khách sạn loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, hệ thống PMS có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

Các Tính Năng Quan Trọng Nhất Của Hệ Thống PMS Là Gì?

Mặc dù có một số hệ thống quản lý tài sản trên thị trường, điều quan trọng là phải xác định một hệ thống có các tính năng phù hợp cho khách sạn của bạn. Dưới đây là mười một trong số các tính năng quan trọng nhất của một PMS.

1. Đặt chỗ

Tính năng đầu tiên và có lẽ rõ ràng nhất mà hệ thống quản lý tài sản cần có là khả năng xử lý các đặt phòng khách sạn. Hệ thống đặt phòng này sẽ có thể tích hợp với tất cả các kênh nơi khách hàng có thể đặt chỗ và cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập vào thông tin phòng trống cập nhật.

Điều này có nghĩa là nhân viên có thể sử dụng hệ thống PMS để tìm ra phòng nào được đặt trước và khi nào. Một số hệ thống PMS cũng cung cấp chức năng tương tự cho các dịch vụ khách sạn, trong khi các khách sạn là một phần của chuỗi có thể cần quyền truy cập vào thông tin đặt phòng từ toàn bộ danh mục tài sản.

2. Hoạt động lễ tân

Phần mềm PMS cho phép nhân viên lễ tân thực hiện một số chức năng quan trọng. Đặc biệt, nhân viên có thể sử dụng phần mềm khách sạn để truy cập thông tin cập nhật về đặt phòng, tình trạng của các phòng cụ thể trong khách sạn và loại thông tin này có thể được cập nhật thủ công.

Ví dụ, nhân viên lễ tân có thể giúp khách chuyển phòng và cập nhật thông tin phòng. Nhân viên cũng có thể tự kiểm tra khách ra vào và phát thẻ chìa khóa.

3. Quản lý kênh

Để duy trì tính cạnh tranh, các khách sạn cần phân phối phòng trên nhiều kênh khác nhau. Thật vậy, phòng khách sạn có thể được bán thông qua trang web khách sạn, thông qua đặt phòng điện thoại, thông qua các công ty du lịch trực tuyến, v.v. Điều này làm cho các kênh khác nhau được quản lý một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất sẽ bao gồm các chức năng quản lý kênh, đảm bảo phòng có sẵn trên nhiều kênh và thông tin phòng trống luôn được cập nhật. Một số hệ thống PMS cung cấp chức năng quản lý kênh trực tiếp, trong khi các hệ thống khác tích hợp với hệ thống phân phối toàn cầu của bên thứ ba.

4. Quản lý doanh thu

Một tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý khách sạn là chức năng quản lý doanh thu. Điều này có thể giúp người quản lý khách sạn và nhân viên đánh giá hiệu suất của khách sạn, sử dụng các chỉ số hiệu suất chính như ADR (tỷ lệ trung bình hàng ngày), RevPAR (doanh thu trên mỗi phòng có sẵn) và GOPPAR (tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng có sẵn).

Liên quan đến điều này, một hệ thống PMS tốt cũng sẽ cung cấp quản lý kế hoạch giá. Nói một cách đơn giản, điều này sẽ cho phép các khách sạn nhanh chóng tạo ra các kế hoạch giá phòng, cho phép các nhà quản lý dễ dàng đáp ứng nhanh chóng những thay đổi về nhu cầu. Những thay đổi này có thể được liên kết với mùa, các sự kiện địa phương và các yếu tố bên ngoài khác.

5. Chức năng nhận phòng

Chức năng đăng ký kỹ thuật số là một dịch vụ tương đối mới trong thị trường PMS, nhưng tính năng này đang ngày càng phổ biến. Chức năng nhận phòng cho phép thẻ thanh toán được ủy quyền trước, cho phép khách đến và sau đó đăng ký bằng ứng dụng di động trên điện thoại của họ hoặc bằng cách sử dụng máy đăng ký tự phục vụ trong khu vực tiếp tân.

Sau đó, PMS tự động đồng bộ hóa, cập nhật thông tin đăng ký và chiếm chỗ. Lợi ích bao gồm cải thiện tốc độ, giao tiếp với khách hàng thông qua ứng dụng, cũng như các cơ hội bán hàng và bán chéo. Ngay cả trong các hệ thống PMS không bao gồm trực tiếp tính năng này, nhiều người cung cấp tích hợp với các hệ thống đăng ký bên ngoài.

6. Dữ liệu khách hàng

Ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống PMS cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng, cho phép nhân viên lấy thông tin liên lạc, ngày khách hàng ở khách sạn, thông tin về khách đang ở trong phòng nào, v.v.

Các chương trình khách hàng thân thiết sẽ có thể được quản lý thông qua phần mềm, trong khi PMS có thể được sử dụng để hỗ trợ các nỗ lực tiếp thị. Thông tin khách hàng sau đó có thể được lưu trữ một nơi, bất kể thông tin được lấy trực tuyến hay trực tiếp và hệ thống PMS thậm chí có thể được tích hợp với phần mềm CRM của bạn.

7. Dịch vụ dọn phòng

Các hệ thống quản lý tài sản tốt nhất sẽ cho phép các nhiệm vụ dọn phòng được quản lý hiệu quả. Loại chức năng này có thể đơn giản như cho phép nhân viên văn phòng theo dõi tình trạng của phòng và liệu chúng có được dọn sạch hay không, nhưng cũng có thể cho phép các nhiệm vụ cụ thể được giao cho nhân viên buồng phòng.

Một số giải pháp phần mềm quản lý khách sạn hiện đại hơn cũng sẽ cho phép máy tính bảng hoặc thiết bị di động kết nối với hệ thống chính. Lợi ích của việc này là nhân viên dọn phòng có thể cập nhật tiến trình của họ khi họ đi, cung cấp thêm một báo cáo trạng thái cập nhật, trong khi giao tiếp với quầy lễ tân cũng có thể được thực hiện đơn giản.

8. Tích hợp bên thứ ba

Mặc dù hệ thống PMS được thiết kế để trở thành một giải pháp tất cả trong một, nhưng thực tế là nhiều khách sạn cũng sẽ sử dụng các giải pháp phần mềm khác như Smile cùng với PMS của họ. Do đó, tích hợp bên thứ ba là một cân nhắc quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cho tài sản của bạn.

Một số tích hợp bên thứ ba phổ biến nhất mà chủ sở hữu khách sạn tìm kiếm là với hệ thống phân phối toàn cầu, kết nối các đại lý du lịch trực tuyến, hệ thống đặt phòng trung tâm và các giải pháp kế toán khách sạn.

9. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Tiếp theo, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng.

Hơn nữa, phần mềm nên có khả năng tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kỳ dịch vụ khách sạn trả phí nào.

10. Điểm dịch vụ bán hàng

Các khách sạn hiện đại thường có thêm một loạt các cơ sở, dịch vụ và cửa hàng bán hàng, và các giao dịch khác nhau thường sẽ cần phải được thêm vào hóa đơn của khách, sẽ được trình bày khi trả phòng. Vì lý do này, một hệ thống quản lý tài sản bao gồm các dịch vụ điểm bán hàng có thể là một sự bổ sung quan trọng.

Nhân viên trong nhà hàng khách sạn, phòng tập thể dục hoặc spa có thể sử dụng phần mềm để xử lý các giao dịch và cập nhật hóa đơn cho từng khách. Điều này cũng tương tự như với dịch vụ phòng. Các giải pháp tốt nhất sẽ cho phép giảm giá được áp dụng và lợi ích của việc này là các giao dịch có thể được xử lý ngay lập tức, giảm sai lầm.

11. Báo cáo

Cuối cùng, phần mềm quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.

Chẳng hạn, nếu ban quản lý yêu cầu báo cáo về tỷ lệ lấp đầy của khách sạn trong hai năm qua hoặc về hiệu suất của một kênh phân phối cụ thể, phần mềm sẽ có thể tạo ra một báo cáo như vậy. Tương tự, báo cáo tài chính có thể cần thiết cho mục đích kế toán và nộp thuế, hoặc đơn giản là để hỗ trợ cho việc ra quyết định.

Một hệ thống quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm phù hợp với yêu cầu của bạn. Đặc biệt, mười một tính năng được trích dẫn trong bài viết này rất quan trọng để tìm hiểu, trong khi bạn cũng muốn một giải pháp phần mềm đáng tin cậy và thân thiện với người dùng.

Theo Hotelcareers