Nếu sự phối hợp của các bộ phận trong khách sạn không ăn khớp với nhau sẽ dẫn đến nhiều hậu quả gây ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh.

Các Bộ Phận Trong Khách Sạn

1. Bộ phận lễ tân

Bộ phận đón tiếp còn gọi là bộ phận lễ tân được ví như bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Bộ phận lễ tân còn là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, giữa các bộ phận với nhau trong khách sạn.

Lễ tân còn là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai,…giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đưa ra những thay đổi, kế hoạch nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho khách sạn.

Nhiệm vụ chính của lễ tân là đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan; hướng dẫn khách, làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách, thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn; lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động; liên kết, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ.

2. Bộ phận buồng phòng

Bộ phận buồng phòng chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách sạn; phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng.

Bộ phận buồng phòng có thể được phân thành những bộ phận nhỏ với chức năng riêng, cụ thể hơn như: bp dọn phòng, bp giặt ủi, kho vải, bp vệ sinh công cộng, cây xanh, cắm hoa …

Nhiệm vụ của bộ phận buồng phòng là chuẩn bị buồng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách; vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng; kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh; nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, báo cho bp lễ tân các vấn đề có liên quan; nắm được tình hình khách thuê phòng.

3. Bộ phận nhà hàng

Bộ phận nhà hàng thực hiện các công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn, được chia ra làm 2 bộ phận nhỏ: bộ phận bếp và bộ phận bàn bar. Bộ phận nhà hàng cung cấp đồ ăn và đồ uống cho khách hàng; hoạch toán chi phí tại bộ phận

Nhiệm vụ vụ chính của bộ phận nhà hàng là tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm 3 hoạt động chính: chế biến, lưu thông và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn; phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn; cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách.

4. Bộ phận tài chính kế toán

Bộ phận tài chính kế toán chịu trách nhiệm lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn; lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn khách sạn; lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm. Quản lý và giám sát thu, chi.

5. Bộ phận nhân sự

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý, tuyển dụng nhân sự.Tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên; ban hành các thể chế, quy chế làm việc; theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên.

6. Bộ phận kĩ thuật bảo trì

Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn đảm bảo vận hành tốt, không gặp sự cố, trục trặc trong quá trình hoạt động. Theo dõi, bảo trì thường xuyên các thiết bị trong khách sạn; sửa chữa các công cụ, thiết bị khi có yêu cầu của bộ phận khác; thực hiện công việc trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi khách sạn có hội nghị, hội thảo hoặc khi có yêu cầu

7. Bộ phận bảo vệ

Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho khách hàng, tài sản của khách sạn và khách hàng, chịu trách nhiệm về an ninh trong khách sạn. Tuần tra, canh gác theo ca, luôn ở tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố; trông giữ xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khác trong khách sạn; hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc hướng dẫn, chuyển hành lý của khách vào và ra khỏi khách sạn; hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ

8. Bộ phận kinh doanh tiếp thị

Bộ phận kinh doanh tiếp thị chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận khác như bộ phận buồng phòng, bộ phận nhà hàng, mở rộng thị trường, thu hút khách hàng tiềm năng cho khách sạn. Tiếp thị sản phẩm, nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn; khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả

9. Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm

Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm chịu trách nhiệm tìm kiếm các sản phẩm đẹp, độc đáo, chất lượng giới thiệu đến khách hàng của khách sạn; tìm kiếm các sản phẩm riêng biệt làm điểm nhấn cho khách sạn.

10. Bộ phận vui chơi giải trí: thể thao, spa, massage, casino, vũ trường…

Bộ phận này chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu và thiết kế các chương trình phù hợp; tổ chức các buổi tiệc, liên hoan, các trò chơi khi có yêu cầu.

Mối Quan Hệ Giữa Các Bộ Phận Trong Khách Sạn

1. Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và bộ phận buồng phòng

Để hoạt động kinh doanh lưu trú có hiệu quả cao, bộ phận lễ tân và bộ phận buồng phòng phải phối hợp ăn ý với nhau. Hàng ngày bộ phận lễ tân phải thông báo với bộ phận buồng phòng về tình hình buồng khách chuẩn bị đến, buồng khách chuẩn bị rời để bộ phận buồng phòng chủ động dọn vệ sinh.

Còn bộ phận buồng phải thông báo nhân viên lễ tân tình hình của buồng và vấn đề của khách để bộ phận lễ tân xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Mối quan hệ nhịp nhàng đó sẽ góp phần làm tối đa hóa công suất buồng và tạo nên ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.

2. Mối quan hệ giữ bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp

Khi thực khách đặt món ăn với bộ phận nhà hàng, bộ phận nhà hàng phải ngay lập tức chuyển yêu cầu tới bộ phận bếp để chuẩn bị món cho khách. Sau khi nấu, trình bày món ăn xong, bộ phận bếp có trách nhiệm báo cho bộ phận nhà hàng để chuyển món ăn tới cho khách. Trong quá trình phục vụ nếu có yêu cầu giải thích món ăn, bộ phận bếp phải hỗ trợ nhà hàng giải thích cho khách.

3. Mối quan hệ giữa bộ phận nhà hàng và bộ phận kinh doanh

Bộ phận kinh doanh khi nhận được đơn đặt ăn của khách hàng cần thông báo cho bộ phận nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, bố trí người, báo bộ phận bếp nấu nướng. Nếu khách có yêu cầu đặt ăn uống tại khách sạn, bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và gửi yêu cầu đó cho bộ phận nhà hàng thực hiện.

Hàng ngày bộ nhà hàng sẽ chuyể hóa đơn, chứng từ và phiếu ký nợ, những khoản tiền thu được từ khách về cho bộ phận kế toán và chuyển những giấy tờ liên quan như thái độ, nhận xét của khách cho nhân viên kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ gửi thư cảm ơn, chăm sóc khách hàng sau đó.

4. Mối quan hệ của bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng với bộ phận lễ tân

Mối quan hệ giữa hai bộ phận này diễn ra theo hoạt động bổ trợ lẫn nhau. Bộ phận lễ tân có trách nhiệm thông báo với bộ phận bảo dưỡng về tình trạng các trang thiết bị để kịp thời sửa chữa, tránh làm mất thiện cảm với khách hàng vì sự bất tiện. Đồng thời bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng sẽ thông báo cho bộ phận lễ tân về mức độ hỏng hóc của các trang thiết bị để chuyển phòng cho khách hoặc thời gian sửa chữa thiết bị.

5. Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và bộ phận lễ tân

Hàng ngày các khoản thanh toán và hóa đơn được bộ phận lễ tân kiểm kê và giao lại cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ dựa trên những hóa đơn đó để lập báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ cho khách sạn. Đây là mối quan hệ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh dịch vụ này.

6. Mối quan hệ giữa bộ phận an ninh và bộ phận lễ tân

Công tác an ninh và an toàn trong khách sạn là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng và cần thiết. Một khách sạn luôn cho khách cảm thấy thoải mái vì sự bảo vệ tốt sẽ là điểm nhấn giúp giữ chân khách hàng. Bộ phận lễ tân là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng nên việc hiểu khách hàng nhất không ai khác chính là bộ phận này.

Do đó, khi an ninh của khách xảy ra vấn đề, bộ phận lễ tân sẽ là bộ phận giúp đỡ cho bộ phận an ninh đắc lực và hiệu quả. Mối quan hệ này giúp cho hoạt động của khách sạn diễn ra tốt hơn.

Trong ngành công nghiệp khách sạn, việc tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận cần được quan tâm cao. Chỉ cần sự phối hợp không nhịp nhàng xảy ra ở các bộ phận cũng sẽ làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của khách sạn với khách hàng.