Main responsibilities

Nhiệm vụ chính

Always greet all guests in a friendly and professional manner and use guest’s name at every opportunity

Luôn chào đón khách hàng với thái độ thân thiện và sử dụng tên khách khi có dịp.

Cooperate with other colleagues to complete guest check-in procedures.

Hợp tác với các đồng nghiệp khác để hoàn thành thủ tục check-in cho khách.

Complete guest checkin procedures

Thuần thục công tác liên quan đến việc hoàn tất thủ tục nhận phòng cho khách hàng.

To register the guest, ensure that the necessary details are obtained, i.e name in full, address, whether company or private booking, special rate, allowances, VIP, charge details, nationality, passport number, etc.

Đăng ký tất cả thông tin cần thiết của khách như: Họ tên, địa chỉ, đặt phòng từ công ty hay cá nhân, giá phòng đặc biệt, khoản bổ sung thêm, khách VIP, chi tiết thay đổi, Quốc tích, số hộ chiếu,...

To allocate room according to reservations list, ensuring that this is what the guest has booked, both in terms of the room itself and the rate to be paid. Review the room rates, room location and types of room.

Phân bổ, sắp xếp các phòng cho khách theo yêu cầu, mong muốn, nguyện vọng của khách hàng dựa theo điều khoản, mức giá phòng đã niêm yết. Thường xuyên kiểm tra, theo dõi giá phòng, vị trí phòng và các loại phòng tại khách sạn.

Keep properly the accounts of the guests for their expenses during their stay and charge them upon departure or any time they ask for it.

Thường xuyên theo dõi, cập nhật những chi phí phát sinh của khách hàng trên hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến, góp phần cân đối những khoản phát sinh lúc khách trả phòng hay bất cứ chi phí nào.

Handle every kind of request and complaints of the guests.

Giải đáp các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng về dịch vụ, phòng khách sạn.

Use proper telephone etiquette.

Thành thạo công việc trả lời theo điện thoại.

Complete guest check-out procedures.

Thuần thục các thủ tục trả phòng cho khách hàng theo đúng quy trình.

Balance the cash, currency, credit cards received from the guest and hand them to the accounting department before ending of shift

Kiểm tra, cân đối các khoản tiền mặt, thẻ tín dụng,... đã nhận từ khách hàng và gửi cho kế toán sau khi kết thúc ca làm việc.

Make reports to the accounting department.

Làm báo cáo và gửi cho bộ phận kế toán trước khi hoàn tất ca làm việc.

To do everything possible to ensure that the guests depart the hotel with a positive impression of hotel service.

Thực hiện bất cứ hoạt động gì đều hướng tới mục tiêu mang lại sự hài lòng cho khách hàng sau khi rời đi.

Check and prepare all the night reports and all necessary reports, forms required to carry out the daily operation.

Luôn kiểm tra, chuẩn bị tất cả báo cáo của ca đêm và báo cáo cần thiết, biểu mẫu cần thiết cho các hoạt động hằng ngày.

Get information about the daily activities and meetings taking place in the hotel into a log book.

Cập nhật tất cả những thông tin diễn ra trong khách sạn, hoạt động trong c làm việc, sổ bàn giao.

Report any unusual occurrences and request to Front Office Supervisor/ Duty Manager/ Assistant Front Office Manager/ Front Office Manager

Báo cáo những sự cố bất thường hay vấn đề phát sinh cho Giám sát/ Quản lý ca trực/ Phó bộ phận/ Trưởng bộ phận lễ tân.

To attend all briefings and meetings as requested and necessary.

Tham gia tất cả cuộc họp mà khách sạn, bộ phận yêu cầu.

To attend all training courses as requested and necessary.

Tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, bồi dưỡng khi có yêu cầu hoặc cần thiết cho quá trình làm việc.

Follow all safety and emergency procedures and how to act upon them (Risk Management)

Thực hiện những quy định an toàn trong các trường hợp khẩn cấp.

Follow established standard operating procedures.

Tuân thủ nghiêm túc tất cả các hoạt động của khách sạn.

Give suggestions and comments to the direct superior.

Luôn sẵn sàng đưa ra các ý kiến cho bộ phận giám sát.

Help to minimize wastage, neglect, breakage and mishandling of equipment and supplies.

Sử dụng tiết kiệm đồ vật, hạn chế tình trạng mất mát, bể vỡ.

Take full responsibility for tasks that have been assigned to her/him.

Chịu trách nhiệm hoàn toàn cho những công việc được giao.

Control the hygiene and cleanliness of the work area, equipment and material.

Giữ gìn vệ sinh tất cả dụng cụ và vệ sinh các khu làm việc.

Apply strictly all safety and hygiene policy, regulation and procedures of the hotel.

Thực hiện nghiêm túc quy định về vệ sinh an toàn lao động

To constantly adhere to the grooming standards of hotel.

Tuân thủ tiêu chuẩn về tác phong làm việc của khách sạn.

Perform other duties as maybe assigned.

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

The duties contained therein will be reviewed from time without prior notice.

Những công việc được giao sẽ kiểm tra mà không báo trước.