Khách sạn nên tạo quy trình hủy đặt phòng dễ dàng và hiệu quả. Hủy đặt phòng khách sạn, giống như bất kỳ dịch vụ nào, yêu cầu nhân viên khách sạn phải lịch sự, và chuyên nghiệp nhất có thể.

Lưu ý khi hủy đặt phòng khách sạn không có bảo đảm trước

• Nhận tên và địa chỉ của khách
• Số phòng dự phòng
• Ngày đến và khởi hành
• Số xác nhận đặt phòng nếu có
• Tên và số điện thoại liên lạc của người đang gọi để hủy đặt phòng
• Lý do hủy bỏ

Các thông tin này sẽ đảm bảo rằng hồ sơ đặt phòng chính xác được truy cập bởi đặt phòng và sau đó bị hủy. Sau khi ghi lại sự hủy bỏ, nếu có thể, đặt phòng có thể cung cấp số hủy cho khách, người  gọi hủy đặt phòng.

Bộ phận đặt phòng phải đảm bảo rằng đặt phòng đã bị hủy đúng và cũng có thể hỏi khách hàng xem họ có muốn đặt phòng thay thế cho bất kỳ ngày nào khác không.

Hủy đặt phòng khách sạn có đảm bảo trước hoặc có thẻ tín dụng

• Trong trường hợp hủy đặt phòng được bảo đảm, cùng với các điểm nêu trên, đặt phòng cũng nên chú ý đến các điểm sau:
• Thông báo với người gọi rằng theo chính sách hủy của khách sạn, thẻ tín dụng của họ sẽ bị tính với tổng số tiền sẽ bị tính phí.
• Sau khi xử lý việc huỷ phòng, đặt phòng nên cung cấp số hủy cho khách, khách sẽ lưu giữ như là bằng chứng hủy thanh toán thẻ tín dụng.
• Lập hồ sơ đặt phòng như đã hủy bỏ, ghi chép hợp lệ và thêm số hủy vào hồ sơ đặt phòng.
• Hầu hết các công ty thẻ tín dụng chỉ hỗ trợ thanh toán nếu khách sạn ban hành số hủy.
• Nếu hệ thống không tự động cập nhật tình trạng phòng sẵn có, đặt lại tình phòng trở lại trạng thái sẵn có.

Lưu giữ hồ sơ phòng bị hủy để tham khảo trong tương lai theo chính sách khách sạn. Trong một khách sạn không tự động, hồ sơ lưu giữ sẽ được lưu giữ đến ngày dự kiến đến đề phòng trong trường hợp đặt phòng đã bị hủy do nhầm lẫn.

Chính sách đặt cọc trước: Các chính sách liên quan đến hủy bỏ đặt phòng khách sạn với tiền đặt cọc trước có thể tồn tại trong các khách sạn. Đặt phòng nên xử lý việc hủy trước với khoản tiền đặt cọc với sự chăm sóc nhiều như họ làm với các loại hủy đặt phòng khác. Theo chính sách của một số khách sạn, tiền đặt cọc trước sẽ được hoàn lại cho khách sau khi trừ các khoản phí hủy hợp lệ.