Một khi các thủ tục thu thập thông tin về số phòng đã được thiết lập, các quy trình lập kế hoạch cần được kéo dài trong một khoảng thời gian đủ để tạo thành một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy doanh thu, chi phí và dự báo lao động.

Các điểm dưới đây sẽ giúp lễ tân tính chính xác số phòng sẵn có trong khách sạn

• Tính toán giá cả và đặt phòng. Vào những ngày kín, nên tính số lượng lúc 07:00 sáng, trưa, 03:00 chiều và 6:00 tối. Vào những ngày bình thường, 07:00 AM và 06:00 PM.
• Kiểm tra giá phòng trong folio hoặc báo cáo đón khách.
• Kiểm tra các báo cáo buồng phòng đối với giá phòng.
• Kiểm tra các phòng phải thanh toán, nhưng vẫn có số dư trên folios của họ, đặc biệt là nơi thẻ tín dụng là nguồn thanh toán chỉ định.
• Kiểm tra đặt chỗ cho bất kỳ bản sao nào.
• Kiểm tra tất cả các hệ thống đặt phòng để chắc chắn rằng trạng thái đặt phòng của tất cả các đặt chỗ đã hủy đã được đánh dấu là đã hủy trên hệ thống.

• Kiểm tra Switchboard, Tủ điện thoại, hoặc bảng phòng theo thứ tự chữ cái để đảm bảo rằng khách đã đăng ký.
• Gọi cho sân bay địa phương hoặc đại diện của sân bay để có bản báo cáo về các chuyến bay bị hủy.
• Kiểm tra bản tin thời tiết cho các thành phố có khách hàng dự kiến khởi hành.
• Kiểm tra với các khách sạn khác để xác nhận xem có đặt phòng trùng lặp nếu một đội sự kiện của thành phố đã đặt phòng khách sạn như là sự lựa chọn thứ hai.
• Kiểm tra ngày đến trên tất cả các hình thức đặt phòng với danh sách đến từ PMS để đảm bảo không có gì được nhập sai.
• Kiểm tra danh sách hủy phòng.
• Sau thời gian giữ phòng khách sạn, nếu cần thiết, hãy nhả bất kỳ đặt phòng nào không được bảo đảm hoặc trả trước.
• Nếu bất kỳ phòng nào out-of-order hoặc hiện không sử dụng, hãy kiểm tra để xem chúng có được sửa chữa không. Hãy để bộ phận buồng phòng biết để tất cả các phòng cần làm sạch để đón khách.
• Trước khi rời khỏi nơi làm việc, truyền đạt bằng văn bản tất cả các thông tin cần thiết cho đồng nghiệp, người làm ca tiếp theo.

Theo Hotelcareers.vn