Đặt phòng nhóm là gì?

Đặt phòng nhóm là hình thức đặt phòng nhiều người, theo nhóm tại cùng khách sạn. Thông thường, đặt phòng nhóm có 2 kiểu: đặt phòng nhóm cá nhân và đặt phòng nhóm công ty.

Với đặt phòng nhóm cá nhân, đó là nhóm bạn, gia đình hoặc hội đoàn… Ở đó, mọi người có xu hướng nghỉ ngơi, dành thời gian cho bản thân và người thân của họ.

Ví dụ về đặt phòng nhóm cá nhân: Bạn và gia đình có kế hoạch du lịch Huế, nên thao tác đặt phòng qua kênh OTA, đặt phòng đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi cho nhóm gia đình.

Với đặt phòng nhóm công ty, đó là nhóm công tác, du lịch hoặc nghỉ dưỡng cùng nhau. Dù yêu cầu về trải nghiệm và dịch vụ tương tự như trên, thì đặt phòng nhóm công ty cũng có những yêu cầu riêng biệt. Ví dụ, họ cần đảm bảo tính chuyên nghiệp trong tương tác và đáp ứng yêu cầu, thủ tục giấy tờ hóa đơn, hay có điều kiện vật chất đáp ứng các sự kiện tương ứng.

Ví dụ về đặt phòng nhóm công ty: Một công ty cần tổ chức hội nghị kinh doanh, kéo dài trong 2 ngày kèm bữa tiệc tại khách sạn. Để đáp ứng yêu cầu này, khách sạn của bạn phải có hội trường, phòng họp và phòng ăn đáp ứng công suất lớn.

Đặt phòng nhóm là hình thức đặt phòng nhiều người, theo nhóm tại cùng khách sạn. Thông thường, đặt phòng nhóm có 2 kiểu: đặt phòng nhóm cá nhân và đặt phòng nhóm công ty.

Tại sao các khách sạn nên nhấn mạnh vào việc đặt phòng theo nhóm?

Hiện nay, nhiều khách sạn đang tập trung bán phòng cho khách nhóm, bởi tỷ suất sinh lời cao, đem lại doanh thu tốt cho các khách sạn. Lợi ích đem lại cho các khách sạn khi tập trung bán phòng trên kênh này là:

• Bán 1 lần, được nhiều phần: Khách nhóm thường quyết định cùng nhau, nên khách sạn cần thuyết phục ít hơn để có được nhiều lượt đặt phòng hơn.
• Tăng cơ hội upsell và cross-sell: Khi đi cùng nhau, du khách thường chi tiền nhiều hơn, khách sạn từ đó cũng có thể tăng cơ hội upsell và cross-sell với các dịch vụ hiện có.
• Tỷ lệ hủy phòng thấp hơn: Sự ràng buộc khi đi cùng nhau khiến mọi người ít có xu hướng hủy phòng, hủy kế hoạch ban đầu, giúp khách sạn giảm bớt tỷ lệ hủy phòng.
• Thu hút khách đặt phòng lặp lại: Nếu khách sạn tạo ấn tượng tốt với các nhóm, họ sẽ sớm quay lại khi có kế hoạch tiếp theo, vì họ có trải nghiệm tốt khi khách sạn của bạn phục vụ đông người cùng lúc mà không gặp vấn đề gì.

Tổng quan lại, đặt phòng nhóm có tỷ suất hoàn vốn tốt hơn là đặt phòng riêng lẻ, vì vậy mà ngay cả khi khách sạn còn phòng trống sau khi nhận đặt phòng nhóm, thì cũng không phải quá bận tâm về doanh thu nhận được.

7 chiến lược để tăng đặt phòng nhóm cho khách sạn

Khi nhìn thấy rõ lợi ích của đặt phòng nhóm, các khách sạn có thể xây dựng các chiến lược để thu hút tệp khách hàng này. Dưới đây là 7 chiến lược, cách để tăng đặt phòng nhóm cho khách sạn của bạn.

Hiểu thị trường và tệp khách đặt phòng nhóm của khách sạn

Điều này nghe có vẻ lý thuyết, nhưng chúng là cơ bản và không nên bỏ qua, bởi đó là nền tảng để khách sạn phục vụ khách đặt phòng được tốt hơn.

Đầu tiên, xem xét với tất cả hạng phòng, tiện nghi và dịch vụ hiện có thì phù hợp với phân khúc khách hàng nào. Ví dụ, khách sạn có phòng hội nghị, mạng tốc độ cao, không gian làm việc… thì phù hợp với nhóm khách nhóm doanh nghiệp.

Ngoài ra, hãy tìm đối thủ cạnh tranh, xem liệu họ đang phục vụ đối tượng khách hàng nào, cách họ đáp ứng yêu cầu và trải nghiệm của du khách và làm thế nào để khách sạn của bạn thực hiện được điều đó.

Những thông tin này hữu ích, giúp khách sạn biết phải làm gì nhằm thu hút và đáp ứng nhu cầu của khách đặt phòng nhóm.

Tối ưu chiến lược bán phòng hiện tại của khách sạn

Chiến lược bán phòng không chỉ bao gồm việc liệt kê các hạng phòng lên kênh OTA, hoặc cập nhật các thông tin liên quan. Chúng là những kênh bán phòng tốt, nhưng khách sạn cần làm nhiều hơn thế.

Đầu tiên, hãy hợp tác với các doanh nghiệp, đại lý du lịch hiện có, nhằm xây dựng mối liên hệ để bán phòng và giảm chi phí hoa hồng vì không phải bán phòng qua OTA. ngoài ra, các doanh nghiệp, đại lý du lịch cũng sẽ cung cấp những dịch vụ phụ trợ, như bán tour, thuê xe… giúp khách sạn triển khai bán phòng hiệu quả hơn.

Chiến lược bán phòng cho khách nhóm cũng đồng nghĩa với việc – khách sạn của bạn phải cung cấp được các dịch vụ, tiện ích mà khách nhóm thường sử dụng, như là ăn uống, thuê xe, tour du lịch… Chính vì vậy, khách sạn có thể xây dựng các hệ thống này nhằm đáp ứng, thu hút khách nhóm đặt phòng tại khách sạn của bạn.

Hợp tác với Trung tâm quản lý hội nghị và khách du lịch

Trung tâm Quản lý Hội nghị và Khách du lịch (Convention and Visitors Bureaus – CVB) là tổ chức tiếp thị các điểm du lịch, hoạt động phi lợi nhuận và cung cấp cho ngành du lịch lữ hành và du khách, báo chí… thông tin về tài nguyên, điểm đến và sự hỗ trợ cần thiết.

Khi hợp tác với CVB, khách sạn của bạn vừa tăng uy tín và nhận diện, được nhiều du khách biết đến hơn mà không phải tốn khoản chi phí nào cho vấn đề này.

Thiết kế gói giá hấp dẫn

Các gói giá đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút đặt phòng nhóm tại khách sạn. Khi gói giá được thiết kế hấp dẫn, khách sạn sẽ thu hút được nhiều lượt đặt phòng hơn. Chúng không chi đến từ du khách, mà còn là các đại lý du lịch.

Tuy nhiên, lưu ý rằng khi thiết kế gói giá, chúng nên cố định và hạn chế sự biến động, nhằm giúp tính toán doanh thu không bị tác động đáng kể.

Xây dựng chiến lược quản lý và thu hút khách hàng tiềm năng

Tương tự như các nhóm khách đặt phòng khác, khách sạn cũng cần có chiến lược để bán phòng hiệu quả và thu hút khách hàng tiềm năng cho đặt phòng nhóm. Để thực hiện, dưới đây là một vài việc cần làm:

• Xác định chân dung khách hàng tiềm năng, họ là ai, đến từ đâu, mức độ nhạy cảm giác như thế nào… là những thông tin cơ bản, cần phải thu thập và quản lý.
• Xây dựng thang đo, điểm đánh giá tệp khách hàng hợp, dựa trên những tiêu chí nhất định và gắn liền với chân dung khách hàng và dịch vụ hiện có của khách sạn.
• Xác định USP của khách sạn, là những điểm thú vị, độc đáo nhất của khách sạn, mà đối thủ không có được.

Dựa vào những thông tin trên, khách sạn có thể xây dựng chiến lược quản lý và thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả, từ đó hỗ trợ việc bán phòng hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu doanh thu trong hiện tại.

Đảm bảo khả năng và thu hút tổ chức sự kiện quy mô lớn tại khách sạn

Để thu hút đặt khách nhóm công ty, khách sạn nên đảm bảo khả năng và sẵn sàng tổ chức các sự kiện quy mô lớn, đông người tham gia, diễn ra trong nhiều ngày tại khách sạn. Chúng có thể là đám cưới, hội nghị khách hàng, hội nghị doanh nghiệp… Đây là những cơ hội tuyệt vời để cải thiện doanh thu cho khách sạn.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn mạnh mẽ, chuyên nghiệp

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ không giúp tăng lượt đặt phòng nhóm, nhưng sẽ hỗ trợ tích cực trong việc quản lý đặt phòng nhóm tại khách sạn. Bởi lẽ, khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, việc theo dõi và vận hành tổng thể sẽ diễn ra trơn tru, linh hoạt và hiệu quả hơn, từ đó giúp khách sạn khai thác tốt các tài nguyên hiện có, hỗ trợ và giúp việc phối hợp giữa các phòng ban được linh hoạt hiệu quả, cũng như phục vụ khách đặt phòng được trọn vẹn.

Kỳ vọng của khách đặt phòng nhóm với các khách sạn

Trên thực tế, kỳ vọng của khách đặt phòng nhóm cá nhân và khách đặt phòng nhóm công ty là khác nhau. Hãy tập trung vào khách đặt phòng nhóm cá nhân và dưới đây là những kỳ vọng của họ:

• Một, hoặc nhiều dịch vụ có giảm giá, hoặc miễn phí sử dụng.
• Có không gian để tổ chức các hoạt động tập thể, hoạt động nhóm, như sân vườn, quầy nướng BBQ…
• Cung cấp dịch vụ đưa đón, trả khách tại sân bay.
• …

Tổng quan lại, càng nhiều dịch vụ, tiện ích thì khách sạn càng đáp ứng tốt những kỳ vọng, mong muốn của khách đặt phòng nhóm.

Những câu hỏi thường gặp về đặt phòng nhóm trong khách sạn

Mô hình khách sạn nào phù hợp để nhận đặt phòng nhóm?

Không giới hạn mô hình khách sạn nhận đặt phòng nhóm, điều khách sạn cần làm là đáp ứng tốt các mong muốn và có chiến lược phù hợp để thu hút đặt phòng nhóm.

Làm thế nào để xử lý đặt chỗ theo nhóm?

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý, thao tác đặt phòng nhóm của khách sạn.

Đặt phòng nhóm có tốt hơn đặt phòng khách lẻ không?

Đặt phòng nhóm và đặt phòng khách lẻ đều có những lợi ích riêng. Nếu kết hợp hiệu quả, doanh thu của khách sạn sẽ tăng đáng kể.

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là công cụ tự động hóa các thao tác, hoạt động trong khách sạn, giúp khách sạn và nhân viên có thể tiết kiệm thời gian, công sức trong việc vận hành.

Đặt phòng nhóm và đặt phòng khách lẻ đều là những phân khúc quan trọng của khách sạn. Tuy nhiên, các khách sạn không nên ưu tiên hay hạn chế các phân khúc, mà hãy kết hợp và tìm cách khai thác chúng hiệu quả, bằng những chiến thuật, công cụ và sự hợp tác với các bên thứ 3, giúp khai thác và bán phòng hiệu quả hơn.