Những lỗi sai thường gặp khi kiểm kê kho hàng ở nhà hàng

Nhằm hạn chế tình trạng sai sót phát sinh khi kiểm kê kho hàng, Hoteljob.vn chỉ ra những lỗi sai thường gặp nhân sự nhà hàng cần tránh, cụ thể như sau:

1. Kiểm kê thủ công, không dùng phần mềm quản lý thông minh

Kiểm kê kho hàng bằng phương pháp thủ công excel khiến nhân sự nhà hàng tốn nhiều thời gian vì phải liên tục gia tăng khối lượng công việc. Đặc biệt, hình thức thống kê này dễ phát sinh lỗi sai do chủ yếu nhập tay và làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, các phần mềm quản lý đã ra đời, tập trung vào việc khấu trừ hàng hóa trong kho trực tiếp và cung cấp những báo cáo theo từng mốc thời gian thực tế về lượng nguyên liệu. Ngoài ra, tính năng nhập kho, xuất kho sẽ mang lại báo cáo chi tiết về các số lượng hàng hóa ở đầu buổi sáng và số hàng hóa còn lại ở cuối ngày.

2. Không có công thức quản lý chính xác, cụ thể

Nếu chủ nhà hàng không nắm rõ các công thức tính toán số lượng nguyên vật liệu trong kho hàng, sẽ rất dễ gây ra tình trạng thất thoát, sai sót khi kiểm kê. Hơn nữa, nếu nhân sự nhà hàng cố tình làm thiếu, “ăn bớt” thực phẩm hay gia tăng số lượng hơn cần thiết, chủ doanh nghiệp cũng khó lòng kiểm soát.

Vì thế, nhân sự nhà hàng nên sử dụng phần mềm có hệ thống quản lý công thức tự động, nhằm tính toán lượng hàng tồn kho hiệu quả, giảm thiểu sự sai sót và theo dõi hàng hóa được quy định bởi các thông số một cách chính xác, cụ thể, thông minh.

3. Dự kiến sai hoặc thiếu tình trạng hàng hóa

Thiếu dự báo hoặc dự báo sai khiến cho nhà hàng bị thiệt hại lớn khi nhập hàng hóa vào kho. Dự báo nhu cầu là việc làm cần thiết nhằm đưa ra phán đoán chính xác, giúp hạn chế tình trạng lãng phí, thiếu hàng để chế biến món ăn phục vụ khách hàng. Để giảm thiểu sai sót trên, chủ nhà hàng nên sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho, giúp ước lượng số lượng nguyên liệu thực phẩm cho nhà hàng mỗi tuần/ tháng dựa trên lịch sử mua bán của bạn. Hơn nữa, chúng có thể đưa ra dự báo đặt số lượng mới cho từng mặt hàng và đưa ra thông báo tự động nếu hàng trong kho sắp hết.

4. Không phân công nhân viên quản lý kho riêng biệt

Mặc dù đã có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho hàng nhưng nhà hàng vẫn nên thuê một nhân viên chuyên thực hiện nhiệm vụ quản lý kho riêng biệt. Nhân sự này sẽ tiến hành kiểm tra, thống kê tất cả nguyên liệu, hàng hóa để duy trì số lượng vừa đủ, hợp lý. Tốt nhất chủ nhà hàng nên thuê khoảng 2 người để hạn chế sai sót, bòn rút hàng hóa phát sinh.

Hơn nữa, chủ nhà hàng nên thường xuyên đào tạo nhân viên, quản lý kho hàng một cách tối ưu theo phương thức bài bản, cụ thể, thống kê rõ ràng, giảm thiểu tối đa lỗi sai và tiết kiệm thời gian nhanh chóng. 

5. Không cập nhập báo cáo

Không cập nhật báo cáo hàng tuần về tất cả nguyên vật liệu đang tồn kho là một trong những lỗi thường gặp khi kiểm kê kho hàng ở nhà hàng. Điều này cũng gây ra tình trạng tiêu thụ quá mức hay lãng phí thực phẩm. Vì thế, nhà hàng hãy đảm bảo luôn cập nhật báo cáo về tình hình tiêu thụ hàng hóa và lượng hàng đang tồn kho mỗi ngày. Hơn nữa, bạn cũng nên tính toán việc chênh lệch giữa hàng hóa tồn kho thực tế với mức tồn kho lý tưởng khoảng từ 3 - 5%.

Trên đây là những sai lầm thường gặp trong quản lý kho hàng tại nhà hàng, hy vọng rằng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kiểm kê, vận hành kinh doanh, giảm thiểu tình trạng sai sót, lãng phí phát sinh.