1. Tại sao kinh doanh khách đoàn lại quan trọng đối với các khách sạn?

Kinh doanh khách đoàn mang lại doanh thu thường xuyên và có thể dự báo được, nghĩa là bạn hoàn toàn có thể dự đoán được nhu cầu khách hàng và thị trường tốt hơn. Hơn nữa, khách đoàn, khách theo nhóm có xu hướng du lịch vào mùa thấp điểm khi giá phòng giảm xuống dẫn đến nhu cầu giảm thiểu.

a. Giảm thiểu chi phí bán hàng

Bạn có thể sẽ tiêu tốn chi phí ít hơn trong việc thu hút khách. Bạn chỉ cần thu hút một người trong nhóm, đoàn để hoàn tất các giai đoạn bán phòng, điều đó có nghĩa là những nỗ lực cho hoạt động marketing và bán hàng được giảm thiểu đáng kể. Do đó, bạn có thể dành ít thời gian và chi phí hơn để thu hút nhiều lượt đặt phòng cùng một lúc, thay vì phải tiêu tốn cùng một khoản chi phí và thời gian nhưng chỉ cho một lượt đặt phòng đơn lẻ.
Khi bạn đã khai thác được đối tượng mục tiêu này, việc thu hút thêm nhiều nhóm tương tự sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt nếu bạn nhận được nhiều đánh giá tốt. Cùng khám phá khái niệm quản trị danh tiếng/thương hiệu (link) để thúc đẩy công cuộc thu hút nhóm đối tượng khách đoàn/khách theo nhóm.

b. Hủy đặt phòng ít hơn.

Trong khi khách du lịch đơn lẻ có thể thay đổi kế hoạch, bị thu hút bởi những ưu đãi tốt hơn ở một khách sạn khác hoặc hủy đặt phòng do thời tiết không thuận lợi thì các nhóm khách đoàn ít có khả năng hủy hơn. Vì một khi các thành viên trong đoàn đã nỗ lực lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện kinh doanh, một hội nghị hay một chuyến du lịch đoàn tụ gia đình, họ sẽ khó có thể hủy bỏ trừ khi có sự thay đổi nghiêm trọng vào phút cuối.
Để giảm thiểu tác động của việc hủy đặt phòng vào phút cuối, bạn có thể áp dụng chính sách hủy phòng để đảm bảo có thể bù đắp cho việc này.

c. Dễ dàng dự báo nhu cầu

Với khả năng hủy phòng ít hơn và các đoàn thường đặt phòng thậm chí trước cả một năm, khách sạn của bạn sẽ dễ dàng dự báo nhu cầu hơn.Điều đó có nghĩa là khách sạn có thể đạt lợi nhuận cao hơn bằng cách tối ưu hóa các nguồn lực dựa trên nhu cầu thực tế.

Chiến lược kinh doanh khách đoàn giúp khách sạn dễ dàng dự báo nhu cầu

d. Khả năng khách hàng quay lại cao.

Mỗi năm, luôn có rất nhiều sự kiện diễn ra, vì vậy nếu một nhóm, đoàn hài lòng và thoải mái tại khách sạn của bạn, họ sẽ có nhiều khả năng quay lại hơn. Thật là tuyệt vời khi chi phí dành cho khách hàng tiềm năng của bạn thậm chí còn thấp hơn. Nếu khách có trải nghiệm tích cực tại cơ sở kinh doanh của bạn, họ sẽ thường trở thành khách hàng thân thiết.

e. Khả năng bán thêm các dịch vụ khác

Việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với các nhóm khách đoàn, đặc biệt nếu đó là nhóm khách đoàn công ty. Họ có nhiều khả năng nâng cấp loại phòng hơn vì công ty đang chịu trách nhiệm thanh toán nên họ mong muốn được thoải mái hơn. Khách sạn là nơi dễ dàng và thuận tiện cho các nhóm gặp gỡ, ăn sáng cùng nhau, uống nước tại quầy bar hoặc đi chơi/tham quan dẫn đến việc bán hàng cho các loại hình dịch vụ cộng thêm sẽ trở nên thuận lợi vô cùng.

2. 05 chiến lược tốt nhất để thu hút và phát triển nhóm khách đoàn

Bây giờ bạn đã biết lý do tại sao việc kinh doanh khách đoàn mang lại lợi ích cho khách sạn, hãy cùng xem xét một số chiến lược để thu hút và quản lý đối tượng này.

a. Tiếp cận khách hàng mục tiêu trực tuyến

Thu hút các nhóm khách đoàn là việc quản lý chiến lược trên các nền tảng online và đảm bảo vị trí tốt trên Google cho đối tượng mục tiêu này. Bạn cũng có thể khai thác các từ khóa dựa trên vị trí xung quanh của các sự kiện, các điểm tham quan theo mùa, lễ hội âm nhạc, chương trình hội nghị….. Để hướng mục tiêu đến những người tham gia các sự kiện trên đang tìm chỗ ở.
Nhắm vào việc tận dụng tối đa và hiệu quả công cụ tìm kiếm (SEO) để thu hút nhóm khách đoàn. Bên cạnh đó, nếu bạn nhận được đánh giá trên Google, đặc biệt là từ khách theo đoàn, theo nhóm, hãy phản hồi sớm nhất có thể để giữ chân khách hàng và thể hiện sự lắng nghe, quan tâm của bạn dành cho họ.

b. Cung cấp mức giá hấp dẫn theo đoàn

Thứ thu hút, hấp dẫn khách hàng nhất chính là khiến họ cảm thấy họ đã chốt được một deal hời. Việc đặt chỗ cho nhiều người cùng lúc có thể tốn kém, hãy cân nhắc đưa ra mức giá đặc biệt cho nhóm, đoàn khi thực hiện quản lý doanh thu. Bạn thậm chí có thể cân nhắc giảm giá thêm nếu họ đặt phòng trực tiếp để tránh phải trả quá nhiều tiền hoa hồng cho các bên thứ ba.
Bạn cũng có thể loại bỏ bên trung gian và chỉ chấp nhận đặt chỗ theo nhóm, đoàn. Tại sao không tặng thêm đồ uống hoặc bữa sáng miễn phí khi đoàn đạt đến một số lượng nhất định để họ có thêm lý do đặt chỗ?

c. Quan tâm đến các đoàn công ty

Các nhóm khách đoàn công ty thường là nhóm mang lại nhiều lợi nhuận nhất, vì vậy hãy cân nhắc việc tạo ra một loạt lợi ích nhắm vào các đối tượng này. Ví dụ như, phòng họp miễn phí, bữa sáng hoặc bữa trưa miễn phí, khu vực làm việc chung ở sảnh hoặc thậm chí cung cấp cà phê miễn phí khi họ làm việc.
Việc tạo ra các ưu đãi độc đáo cho các nhóm công ty có thể mang lại lợi nhuận rất cao về lâu dài vì họ có xu hướng trở thành khách thân thiết, thường xuyên, đặc biệt khi họ là công ty toàn cầu/quốc tế có trụ sở tại khu vực của bạn.

Quan tâm tới các sự kiện và hoạt động công ty giúp khách sạn thu hút được khách hàng tiềm năng

d. Đa dạng hóa các kênh bán hàng

Các kênh đặt phòng có thể thay đổi đối với đối tượng khách theo nhóm hoặc đoàn. Bạn có thể cân nhắc tìm cách nhắm mục tiêu vào các doanh nghiệp địa phương bằng các nỗ lực marketing trên mạng xã hội hoặc công cụ tìm kiếm của mình. Đối với các nhóm khách đoàn, kênh online sẽ quan trọng như các kênh offline.
Hãy thử nghĩ đến việc hợp tác, tạo mối quan hệ với các công ty tổ chức sự kiện, tổ chức tiệc cưới, hoặc đại lý du lịch ở địa phương để bạn luôn nằm trong “top of mind” khi họ cần giới thiệu một nơi ở đến với khách hàng của họ.

e. Đơn giản hóa quy trình

Các nhóm khách đoàn đòi hỏi nhiều về sự sắp xếp, tổ chức và nguồn nhân lực hơn. Đó cũng chính là lúc tự động hóa quy trình sẽ thay đổi cuộc chơi, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ check-in trực tuyến để tránh tình trạng xếp hàng dài ở quầy lễ tân. Bạn thậm chí có thể thiết lập các điểm bán hàng nhỏ cho việc đặt phòng theo nhóm, cho phép khách sao chép chìa khóa và nhận phòng ngay khi họ đến thay vì chờ cho tất cả cùng một lúc.
Bạn sẽ cần thiết lập nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau trên các thiết bị của khách sạn, giúp việc cộng tiền phòng vào hóa đơn cuối cùng trở nên dễ dàng. PMS hiện đại sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn việc phân chia và tìm phòng phù hợp cho khách đoàn.​

3. Kết luận

Vậy là chúng ta đã khám phá tầm quan trọng của việc kinh doanh theo đoàn cho khách sạn cũng như một số cách thức để nhắm mục tiêu và quản lý nhóm đối tượng khách hàng này. Với các chiến lược phù hợp, bạn hoàn toàn có thể tăng doanh thu đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động. Bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc khi áp dụng được những bí quyết quan trọng nhất để tạo ra lợi nhuận, đó chính là quản lý kinh doanh nhóm khách đoàn.

Theo bluejaypms.com