Quầy lễ tân khách sạn có gì?

Để đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng thì quầy lễ tân khách sạn có gì? Ngoài việc cần được thiết kế, bố trí đẹp mắt thì quầy lễ tân phải được trang bị một cách hợp lý, đầy đủ các thiết bị trong việc liên lạc, tính toán, truyền đạt thông tin. Cụ thể thì các thiết bị tối thiểu có thể kể đến như:

Mặt quầy lễ tân

Mặt quầy lễ tân thường sẽ lắp đặt 1 hoặc 2 máy điện thoại tự động để nhân viên liên lạc với khách trên phòng, các bộ phận khác và khách bên ngoài.

Bên cạnh đó là một số các tập gấp giới thiệu sơ đồ khách sạn cùng với 1 bản đồ thành phố thu nhỏ để khách có thể tham khảo.

Phía 2 bên quầy là bảng niêm yết giá phòng các loại của khách sạn cùng 1 số tờ giới thiệu dịch vụ khách sạn nhằm quảng cáo các loại hình dịch vụ mà khách sạn cung cấp như bảng thông báo giá thuê ô tô, các tuyến xe lửa, giờ bay của các tuyến hàng không quốc tế và nội địa.

Trên bàn làm việc của lễ tân

Một thiết bị không thể thiếu trong việc quản lý khách sạn, đặc biệt đối với bộ phận lễ tân đó chính là hệ thống máy tính nối mạng internet nhằm thực hiện các công việc:

• Vận hành các phần mềm quản lý khách sạn để việc check in, check out được thuận tiện hơn.
• Tổng hợp chi phí dịch vụ, thanh toán dịch vụ cho khách hàng nhanh chóng.
• Soạn thảo các loại văn bản, gửi báo cáo lên cấp trên…

Tùy thuộc vào quy mô của khách sạn mà mỗi quầy lễ tân được bố trí số lượng máy tính khác nhau. Đối với khách sạn từ 3 sao trở lên có thể có từ 2 máy tính nối mạng và chúng thường được đặt dưới mặt quầy lễ tân.

Ngoài ra, các thiết bị trong quầy lễ tân khác đó là:

• Máy POS: là thiết bị được sử dụng để cà thẻ thanh toán dịch vụ cho khách.
• Máy đếm tiền, soi tiền: giúp quá trình thanh toán cho khách nhanh gọn, tránh sai sót.
• Máy in: phục vụ việc in báo cáo, thông báo hoặc làm thủ tục check in cho khách.
• Két an toàn: được sử dụng để cất giữ những đồ đạc có giá trị của khách.

Phía trong quầy lễ tân

Phía trong quầy lễ tân thường phải trang bị những loại tủ, giá đựng đồ. Cụ thể như:

• Tủ nhiều tầng, nhiều ô để treo chìa khóa phòng của khách đồng thời là hộp thư của khách. Các ô có số tương ứng số phòng.
• Giá đựng thông tin của khách gồm danh sách khách đang lưu trú tại khách sạn.
• Giá đựng các loại sổ sách, biểu mẫu phục vụ nhân viên lễ tân (sổ phân ca, giao ca, sổ giao nhận chìa khóa).
• Khay đựng hóa đơn, chứng từ thanh toán của khách
• Các khách sạn lớn thường sẽ có một số đồng hồ treo báo giờ một số thành phố lớn tại background của quầy lễ tân.

Một số yêu cầu về trang thiết bị của quầy lễ tân khách sạn

Các trang thiết bị tại bộ phận lễ tân phải đảm bảo được các yếu tố về chất lượng, mức độ an toàn và tính thẩm mỹ như sau:

Về chất lượng

Trang thiết bị trong quầy lễ tân phải luôn đảm bảo về mặt chất lượng cũng như tính hiện đại trong mỗi thiết bị. Tránh tình trạng hỏng hóc khiến thông tin không thể xử lý, tắc nghẽn giữa chừng. Chính vì thế, chất lượng của các thiết bị này, đặc biệt là máy tính và phần mềm quản lý cần thường xuyên được nâng cao, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Về mức độ an toàn

Các trang thiết bị trong quầy lễ tân phải đảm bảo mức độ an toàn cao, phải thường xuyên được kiểm tra, sửa chữa, tránh tình trạng cháy nổ, nhất là đối với các thiết bị điện. Bởi việc chập cháy có thể gây ra hỏa hoạn, ảnh hưởng đến sự an toàn cho khách hàng cũng như uy tín của khách sạn.

Ngoài ra, yêu cầu về mức độ an ninh, an toàn, trật tự trong quầy phải được chú trọng, không để xảy ra tình trạng mất đồ của khách hay thất lạc thư tín…

Về tính thẩm mỹ

Quầy lễ tân là bộ mặt của khách sạn nên nó cần phải được thiết kế thật đẹp và đúng quy cách. Các trang thiết bị trong quầy lễ tân phải luôn sạch sẽ, được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo sắc thái hài hòa, dễ chịu cho khách hàng.

Như vậy, có thể thấy, ngoài việc có một thiết kế đẹp mắt, hài hòa với tổng thể khách sạn thì việc chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cho quầy lễ tân khách sạn cũng vô cùng quan trọng. Nó sẽ trực tiếp thể hiện sự chuyên nghiệp của khách sạn và việc thành công của khách sạn cũng sẽ nằm ở đó.

Nguồn: Poliva