Cập nhật tình trạng phòng

Sau khi tất cả khách lưu trú trong ngày đã làm thủ tục trả phòng xong, nhân viên lễ tân cần phải chuyển tình trạng phòng khách đã thanh toán thành trạng thái buống trống bẩn và thông báo cho bộ phận buồng phòng lên kế hoạch làm vệ sinh để chuẩn bị đón khách mới.

Lưu hồ sơ khách hàng (Guest history)

Hồ sơ khách hàng là file tập hợp các thông tin cá nhân, đặc điểm – thói quen tiêu dùng, sở thích của khách đã lưu trú tại khách sạn. Sau khi khách đã rời đi, nhân viên lễ tân phải tiến hành tổng hợp, kiểm tra lại thông tin và lưu hồ sơ khách hàng.

Những thông tin có trong hồ sơ khách hàng sẽ là căn cứ để khách sạn tìm hiểu kỹ hơn về các đối tượng khách để từ đó đưa ra những chương trình quảng cáo phù hợp. Thông tin khách hàng đã lưu cũng giúp cho việc nhận đặt phòng hay phục vụ khách nhanh hơn, tốt hơn trong những lần khách trở lại tiếp theo. Căn cứ vào cơ sở dữ liệu này, khách sạn sẽ đem đến “những dịch vụ cá nhân hóa” khiến khách phải bất ngờ: tặng quà sinh nhật cho khách, tặng một bàn tiệc tối nhân dịp kỷ niệm 2 năm ngày cưới của khách… Qua đó cũng giúp khách sạn nâng cao chất lượng các sản phẩm, dịch vụ - đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách lưu trú trong tương lai.

Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán

Nhân viên lễ tân cần phải rút toàn bộ hóa đơn dịch vụ của khách ra khỏi hồ sơ đã thanh toán và loại bỏ những hóa đơn không cần lưu trữ trước khi chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán. Với trường hợp khách chưa thanh toán, nhân viên lễ tân phải chuyển toàn bộ hóa đơn, các hồ sơ liên quan và bản báo cáo công nợ của ngày hôm đó cho bộ phận kế toán của khách sạn.