Khi xếp phòng cho khách lưu trú cần lưu ý điều gì?

► Vì sao cần xếp phòng trước cho khách lưu trú?

Xếp phòng cho khách là việc nhân viên lễ tân thực hiện bố trí phòng trước, khách nào ở phòng mấy, trước khi khách đến làm thủ tục check-in. Công việc này cần được hoàn thành trước 8 tiếng tính đến thời điểm khách nhận phòng để tiện cho các công việc chuẩn bị khác.

Quá trình xếp phòng cần được thực hiện trên cơ sở tình trạng buồng thực tế của khách sạn và những yêu cầu cụ thể của khách. Như phòng view biển hay view vườn, phòng có một giường lớn hay 2 giường đơn, phòng hút thuốc hay không hút thuốc… Phòng dự kiến xếp cho khách phải thỏa mãn càng nhiều càng tốt mong đợi từ khách - nhưng đồng thời cũng cần tạo điều kiện cho công tác quản lý và đảm đảo hiệu quả kinh doanh khách sạn.

Mục đích của việc xếp phòng trước cho khách lưu trú là để:

 - Tránh nhầm lẫn khi làm thủ tục check-in cho khách

 - Tạo sự chủ động và tâm thế tự tin cho nhân viên lễ tân

 - Giúp quá trình làm thủ tục nhận phòng diễn ra nhanh chóng, khách không phải đợi lâu

 - Tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho khách lưu trú

► Kinh nghiệm xếp phòng cho khách lẻ

   • Nhân viên lễ tân cần đọc kỹ các chi tiết trong phiếu đặt phòng, chú ý những yêu cầu đặc biệt của khách

   • Kiểm tra tình trạng phòng thực tế trước khi xếp phòng

   • Kết hợp các yêu cầu đặt phòng của khách với tình trạng phòng thực tế để xếp phòng cho khách

   • Cập nhật ngay tình trạng buồng sau khi xếp phòng xong, chuyển thành buồng đã có khách đặt (khi nhìn thấy buồng đã có khách đặt thì nhân viên lễ tân khác sẽ không xếp những phòng đó nữa)

   • Viết số phòng dự kiến lên phiếu đặt buồng tương ứng với từng phòng khách

Sau khi xếp phòng xong, lễ tân cần cập nhật tình trạng phòng ngay (Ảnh nguồn Hanoi Emerald Waters Hotel)

► Kinh nghiệm xếp phòng cho khách đoàn, khách đi theo chương trình du lịch

Việc xếp phòng cho khách đoàn sẽ phức tạp hơn nhiều so với việc xếp phòng cho khách lẻ, đặc biệt là vào thời điểm đông khách. Vì các đoàn thường đặt buồng với số lượng lớn và thường yêu cầu cho đoàn ở cùng tầng. Chính vì vậy, sau khi nhận được yêu cầu đặt buồng của khách đi theo đoàn, nhân viên lễ tân cần phải tiến hành xếp phòng ngay.

Sau khi xếp phòng xong, nhân viên lễ tân phải khóa số lượng buồng đã xếp cho cả đoàn và thông báo cho bộ phận biết để tránh chồng chéo.

Bên cạnh đó, cũng cần xếp phòng cho các hướng dẫn viên và lái xe của đoàn nhưng không nhất thiết phải bố trí cùng tầng hoặc cùng loại phòng như các thành viên trong đoàn. Thông thường, khách sạn sẽ có phòng nội bộ miễn phí hoặc giảm giá phòng cho lái xe và hướng dẫn đoàn.

► Những lưu ý khi xếp phòng cho khách lưu trú

 - Nên ưu tiên xếp phòng trước cho các đối tượng khách quan trọng, khách ở dài hạn, khách đặt buồng đảm bảo, khách có yêu cầu đặt biệt

 - Nên xếp phòng cho khách gia đình có trẻ nhỏ ở cuối hành lang

 - Nên xếp phòng yên tĩnh, xa thang máy cho khách lớn tuổi

 - Xếp phòng cho khách VIP ở tầng cao, tầng dành riêng cho khách quan trọng

 - Xếp phòng cho khách của 1 đoàn ở cùng tầng, các phòng gần nhau để tiện cho việc thông tin giữa các phòng, tiết kiệm thời gian cho Housekeeping khi làm vệ sinh cũng như kiểm tra phòng khi khách check-out. Và nhân viên vận chuyển hành lý cũng tiết kiệm được thời gian và sức lực khi vận chuyển hành lý cho khách

 - Cần kiểm tra kỹ để tránh tình trạng xếp phòng 2 lần cho 1 khách (do lễ tân ca trước - ca sau sai sót, chưa cập nhật tình trạng buồng) - tạo ra tình trạng buồng ảo, làm ảnh hưởng đến công suất sử dụng phòng và doanh thu khách sạn.

Mong rằng những thông tin từ bài viết sẽ hữu ích với những bạn lễ tân mới vào nghề...