Night Auditor là gì?

Night Auditor là thuật ngữ để chỉ nhân viên kiểm toán. Họ thuộc bộ phận khối Tài chính – Kế toán trong khách sạn. Tuy nhiên, nơi làm việc chủ yếu của Night Auditor là khu vực tiền sảnh thay vì phòng kế toán. Nhiệm vụ của Night Auditor là kiểm toán, thống kê giao dịch, các hoạt động của khách sạn trong ngày và cân đối sổ sách thu chi để báo cáo lên quản lý. Vì thế, vị trí này có vai trò quan trọng trong việc đánh giá tài chính, giúp khách sạn hoạt động ổn định và phát triển hiệu quả.

Công việc của Night Auditor là gì?

Trong khách sạn, Night Auditor là những người chịu trách nhiệm trong việc quản lý hoạt động, thu chi của khách sạn. Và áp lực đòi hỏi họ phải là những người có kinh nghiệm để hoàn thành tốt các công việc sau:

Kiểm tra tình trạng số lượng phòng, khách hàng của khách sạn

• Đối với khách đến dự kiến:

Night Auditor sẽ kiểm tra tình hình khách đã check-in của khách sạn. Nếu khách chưa check – in, kiểm tra vấn đề đặt phòng của khách có đảm bảo hay không để tiến hành hủy đặt phòng trong trường hợp này. Còn nếu khách đặt phòng đảm bảo thì giữ nguyên tình trạng. Tình trạng đảm bảo là khi khách hàng chỉ đặt qua điện thoại và chưa tiến hành đặt cọc phòng.

• Đối với khách rời dự kiến:

Nếu có phòng chưa check – out theo đúng quy định của khách sạn. Night Auditor sẽ kiểm tra lại vấn đề gia hạn thời gian lưu trú của khách hàng và tiến hành đổi ngày check-out theo yêu cầu của khách.

• Đối với tình trạng sleep and skip:

Sleep là tình trạng khách đang lưu trú nhưng lễ tân lại thông báo khách đã check – out. Còn skip là tình trạng khách đã check – out nhưng lễ tân lại chưa thực hiện công việc check – out trên phần mềm. Trong hai trường hợp này, Night Auditor sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin và đưa Sleep/Skip về số 0.

Thu thập, điều chỉnh hóa đơn và cập nhập chi phí

• Thu thập hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác trong khách sạn và cất vào ngăn lưu trữ theo thứ tự.
• Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách hàng sử dụng trong ngày.
• Cập nhập hóa đơn, chi tiêu của khách hàng vào tài khoản nợ trước khi lưu trữ.
• Kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn và điều chỉnh nếu có sai sót trên hóa đơn.

Kiểm tra giới hạn nợ của khách hàng

Mỗi khách hàng lưu trú tại khách sạn đều có giới hạn nợ quy định để đảm bảo chi phí khách sử dụng nằm trong giới hạn cho phép của khách sạn. Night Auditor sẽ là người thông báo cho khách hàng và trưởng bộ phận tiền sảnh nếu khoản nợ của khách hàng vượt quá giới hạn.

Đóng ngày

Khi đã tiến hành hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong ngày, Night Auditor sẽ thực hiện công việc đóng ngày, chuyển sang ngày mới và thực hiện lưu trữ dữ liệu của ngày hôm nay vào hệ thống khách sạn.

Chuẩn bị hóa đơn cho khách check – in

• Lập và chuyển hóa đơn cho khách hàng trả phòng.
• Xác định chi phí khách hàng tự chi trả.
• Tách riêng hóa đơn chi phí khách hàng tự chi trả và các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán.
• Lập danh sách khách hàng dự kiến sẽ check – in vào ngày hôm sau.
• Xác định chi phí cần thanh toán của khách hàng là một trong những công việc của Night Auditor.

Lập báo cáo và khóa sổ thông tin trong ngày

• Lập báo cáo doanh thu trong ngày.
• Lập báo cáo chi phí bộ phận tiếp tân trong ngày.
• Lập báo cáo công suất hoạt động của phòng.
• Lập báo cáo tình hình check – in và check – out của khách hàng trong ngày.
• Lập báo cáo dự kiến việc đến và đi của khách hàng ngày hôm sau.
• Lập báo cáo tình hình, sự cố trong khách sạn và đưa ra phương hướng xử lý.
• Lập danh sách các sự kiện được tổ chứa trong ngày hôm sau.

Mong rằng với những chia sẻ trên, chúng tôi đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc “Night Auditor là gì?” cũng như hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của nhân viên tại vị trí này. Chúc bạn thành công và có nhiều cơ hội thăng tiến tốt trong công việc mà mình lựa chọn!