Quan trọng hơn cả việc tìm hiểu mối quan hệ giữa buồng phòng và các bộ phận khác, biết được mối quan hệ trong nội bộ bộ phận buồng giúp công việc của bộ phận diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó cũng giúp cải thiện hiệu suất làm việc của bộ phận nói riêng và toàn khách sạn nói chung.

Vậy mối quan hệ trong nội bộ bộ phận buồng phòng khách sạn thế nào?

+ Giữa Nv trực buồng với Nv phục vụ buồng

- Căn cứ thông tin nhận được từ bộ phận lễ tân, nhân viên (Nv) trực buồng sẽ báo cho các Nv phục vụ buồng biết: số buồng khách trả - số buồng khách đến - các công việc cần làm liên quan - lưu ý các yêu cầu làm phòng đặc biệt…

- Nhân viên trực buồng báo Nv phục vụ buồng mở cửa phòng cho khách khi họ đến

- Nv phục vụ buồng lập “Phiếu yêu cầu sửa chữa buồng khách” giao Nv trực buồng. Nv trực buồng sau đó sẽ thông báo cho Nv phục vụ buồng thời điểm nhân viên bảo trì làm việc để cùng phối hợp

- Nv phục vụ buồng làm thủ tục giao nhận chìa khóa tại nơi làm việc của Nv trực buồng.

+ Giữa Nv trực buồng với nhóm Nv vệ sinh công cộng

- Nv trực buồng báo cho nhóm Nv vệ sinh công cộng (VSCC) danh sách khách đặt trước để Nv phụ trách làm vệ sinh các khu vực công cộng liên quan, như: hành lang, cầu thang, thảm trải sàn, sảnh…

- Nv VSCC thông báo tình hình khu vực phụ trách với Nv trực buồng, chẳng hạn: đã làm vệ sinh xong chưa, có đang sửa chữa gì không… để Nv trực buồng nắm thông tin và kịp thời thông báo đến các bộ phận liên quan khác.

- Nv VSCC làm thủ tục giao nhận và gửi - lĩnh chìa khóa tại nơi làm việc của Nv trực buồng.

+ Giữa Nv trực buồng với nhóm phụ trách đồ vải

- Nv trực buồng hỗ trợ nhóm phụ trách đồ vải tìm và đối chiếu tên số buồng khách bị quên không ghi, ghi sai trên biên lai giặt là

- Nv trực buồng ghi vào sổ sách những danh mục quần áo phải giặt lại, kịp thời thông báo với khách hoặc nhóm phụ trách đồ vải

- Nv trực buồng thông báo với nhóm phụ trách đồ vải biết nhu cầu của khách về giặt - là - sửa chữa quần áo tương ứng

- Nv trực buồng vào sổ sách quần áo và các thứ liên quan khác khách để quên ở nhóm phụ trách đồ vải nếu có, để hiện vật lại cho nhóm phụ trách đồ vải lưu giữ và chờ trả cho khách theo quy định.

+ Giữa Nv phục vụ buồng với Nv VSCC

- Nv phục vụ buồng thông báo cho nhóm phụ trách VSCC biết nhu cầu làm vệ sinh tại các khu vực liên quan để nhóm cắt cử người đến thực hiện

- Nv VSCC thông báo cho Nv phục vụ buồng biết thời gian làm vệ sinh bên ngoài buồng khách để nhóm này thông báo cho khách, tránh sự cố phát sinh. Trường hợp có dịch bệnh, cả 2 nhóm cùng phối hợp làm công tác sát trùng buồng khách theo chỉ đạo của cấp trên.

+ Giữa Nv phục vụ buồng và Nv phụ trách đồ vải

- Nv phục vụ buồng báo cho Nv phụ trách đồ vải biết khi khách có nhu cầu giặt là, đồng thời lập phiếu giặt là, phối hợp với nhóm phụ trách đồ vải thực hiện công đoạn thu nhận đồ bẩn, trao trả quần áo sạch cho khách

- Nv phục vụ buồng báo cho Nv phụ trách đồ vải đến xử lý khi phát hiện sofa, rèm cửa bị rách, thủng, thiếu khuy…

- Hàng ngày Nv phục vụ buồng mang đồ vải bẩn tới Nv phục vụ đồ vải và nhận lấy đồ giặt là sạch

- Phối hợp kiểm kê đồ dùng bằng vải của khách sạn.

+ Giữa Nv VSCC với Nv phụ trách đồ vải

- Nv phụ trách đồ vải cung cấp và phụ trách việc làm sạch khăn, giẻ lau, khăn lau tay tại nhà VSCC cho Nv nhóm này làm việc

- Nv phụ trách đồ vải cấp đồ dùng bằng vải đã thanh lý cho Nv VSCC dùng làm giẻ lau.

+ Giữa Nv văn phòng với nhà kho

- Nv văn phòng căn cứ vào biên lai tiêu thụ tại minibar do nhà kho cung cấp để lập báo cáo liên quan gửi bộ phận tài vụ

+ Giữa Nv phục vụ buồng với nhà kho

- Nv phục vụ buồng thông báo cho nhà kho tình trạng đồ uống, rượu đã quá hạn hoặc biến chất để làm thủ tục hủy theo quy định

- Phối hợp kiểm kê vật phẩm, đồ dùng định kỳ

- Nhà kho căn cứ vào tình hình khách tiêu dùng đồ ở minibar để bổ sung kịp thời.

+ Giữa Nv phụ trách đồ vải với nhà kho

- Nv phụ trách đồ vải thông báo tình hình các đồ dùng bằng vải, giá mắc quần áo, túi đựng đồ giặt là, biên lai giặt là… cho nhà kho để bổ sung kịp thời.

+ Giữa Nv VSCC với nhà kho

- Nv VSCC thông báo cho nhà kho các vấn đề thiếu hụt hay hư hỏng của dụng cụ, hóa chất, vật phẩm làm vệ sinh hay dành cho khách để nhà kho nắm được và kịp thời xin lĩnh bổ sung.

Như vậy, nhìn chung, mỗi vị trí sẽ có một nhiệm vụ công việc cần phụ trách, hoàn thành tuy nhiên sẽ đều liên quan và hỗ trợ các đội, nhóm, vị trí khác trong nội bộ bộ phận, đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và hiệu quả.