Công việc chính của các nhân viên bộ phận tiền sảnh của khách sạn là tiếp xúc và hỗ trợ các khách hàng. Vì phải trực tiếp tiếp xúc với các khách hàng nhân viên cần có kỹ năng giao tiếp tốt , biết cách giải quyết tình huống và có chuyên môn giỏi. Một trong những nhân viên có vai trò chủ chốt  là concierge. Khi bạn đã là một nhân viên lễ tân tốt bạn có thể đảm đương được công việc của một nhân viên ở vị trí concierge. Vậy concierge là gì? Một concierge cần làm những công việc gì?

Concierge là gì?

Concierge là một nhân viên hỗ trợ các khách hàng tại tiền sảnh với rất nhiều nhiệm vụ khác nhau. Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ và thực hiện các mong muốn, nhu cầu của khác hàng lưu trú tại khách sạn và các khách vãng lai. Nhân viên concierge còn làm hỗ trợ cho nhân viên Doorman và nhân viên Bellman.

Concierge bắt nguồn từ tiếng Pháp mang ý nghĩa là người gác cổng, hay là người phụ trách việc thắp nến trong các cung điện. Từ đó mà concierge bắt đầu có nghĩa là người gác cửa hoặc chỗ ở cho những người gác cửa. Và trong ngành khách sạn concierge nghĩa là người phục vụ và cung cấp các dịch vụ theo nhu cầu, mong muốn của khách hàng.

Công việc cụ thể ở vị trí một concierge

Cho thuê mượn trang thiết bị

• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách nhiệt tình , tích cược và lịch sự khi khách có nhu cầu thuê đồ, mượn đồ.
• Xác định xem khách hàng có cần phải trả một khoản phí hoặc đặt cọc theo các quy định của khách hàng hay không
• Nhập thông tin chi tiết về món đồ cũng như thiết bị được mượn hoặc thuê trên sổ quản lý trang thiết bị với tên khách hàng , số phòng , ngày mượn ngày trả và chứng từ cho mượn ,cho thuê cho khách hàng và xin chữ ký của khách.
• Tập hợp các chứng từ cho thuê, mượn đồ vào tập hồ sơ khách hàng tại quầy lễ tân để làm chứng cứ đối chiều khi khách hàng đến ngày trả phòng.

Hỗ trợ kỹ thuật , công nghệ

• Hỗ trợ khách hàng tích cực , nhiệt tình các thông tin cần thiết khi khách hàng có thắc mắc vễ những vấn đề liên quan đến kỹ thuật , công nghệ thông tin hay xử lý những đồ hư hỏng trong khách sạn như Wifi bị lỗi không hoạt động hay cap vô tuyến có vấn đề …
• Cung cấp mật khẩu wifi khi khách có nhu cầu truy cập mạng của khách sạn,
• Luôn đảm bảo có đầy đủ bộ dây nối cũng như phích cắm điện để sẵn sàng cho khách hàng mượn khi cần.
• Có đầy đủ thông tin liên lạc của các chuyên gia , các nhà cung cấp công nghệ thông tin tại địa phương khi cần nhờ sự hỗ trợ chuyên nghiệp của các chuyên gia.

Hỗ trợ tổ chức du lịch

• Đảm bảo luôn có đầy đủ bộ tư liệu về du lịch trên quầy
• Tư vấn các địa điểm thăm quan nổi tiếng
• Cung cấp thông tin về các tour du lịch, cách đặt tour
• Hỗ trợ khách hàng vận chuyển hành lý từ ngoài sảnh lên phòng và nhắc nhở khách hàng mang theo những vận dụng cần thiết như hộ chiếu, giấy tờ cá nhân , tiền bạc…

Hỗ trợ sắp xếp các phương tiện vận chuyển

• Có đội ngũ taxi hỗ trợ nhận chuyên chở và có thái độ thân thiện, nhiệt tình với khách du lịch.
• Xác nhận chính xác điểm đến với các láo xe và giá tiền cho khách nếu xe không tính theo đồng hồ.
• Liên hệ với các hãng cho thuê xe uy tín nếu khách có nhu cầu thuê xe tự lái.
• Đảm bảo truy cập được vào các hình thức đặt vé máy bay cũng như có số điện thoại của các hãng hàng không.

Xử lý thư và bưu kiện cho khách

• Xác nhận xem khách có tin nhắn , thư, fax, bưu kiện đang hoặc sắp lưu trú trong khách sạn hay khong
• Cất thư và bưu kiện cẩn thận tránh thất lạc
• Thông báo với khách hàng xuống nhận thư, bưu kiện
• Xác nhận với bên vận chuyển và huỷ tất cả các thông báo khi khách hàng đã nhận được thư, bưu kiện
• Chuyển thư từ , bưu kiện nếu khách không còn lưu trú tại khách sạn và ghi chú vào sổ công tác.

Sắp xếp báo thức

• Ghi lại thời gian khách yêu cầu báo thức
• Xác nhận tên , thời gian , số phòng của khách để kiểm tra chính xác
• Cài báo thức vào hệ thống
• Gọi báo thức cho khách hàng đúng giờ nếu sử dụng phương pháp thủ công hoặc chuyển yêu cầu đến tổng đài.

Trên đây là một số thông tin cần thiết về concierge. Qua bài viết trên mong bạn bổ sung thêm được các kiến thức còn thiếu cũng như hiểu rõ hơn về concierge là gì!