1. PMS là gì?

PMS (Property Management System) là phần mềm quản lý thông tin, hỗ trợ các bộ phận khác nhau của khách sạn nhằm tối ưu hóa vận hành và hoạt động kinh doanh.

PMS là giải pháp công nghệ giúp tăng hiệu quả kinh doanh của khách sạn nhà nghỉ một cách đáng kể. PMS giống như một trung tâm kết nối thông tin, quản lý vận hành khách sạn từ tổng thể đến chi tiết như điều phối đơn đặt phòng, nhận và trả phòng, quản lý thông tin khách hàng, quản lý hóa đơn, thanh toán,...

Hệ thống PMS có thể tùy chỉnh để tương thích với quy mô hoạt động, nhu cầu quản lý của từng khách sạn.

2. Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn - PMS là gì?

Sự mở rộng không ngừng về số lượng và chất lượng đòi hỏi các khách sạn cần có giải pháp quản lý hiệu quả để nâng cao trải nghiệm cho khách hàng và tăng tính cạnh tranh.

PMS giúp quản lý khách sạn hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. PMS có sự tích hợp của nhiều chức năng để phục vụ cho nhiều loại hình công việc như việc quản lý nhân viên, đặt phòng khách sạn, kế toán, tính toán ngân sách thu chi,... giúp nhà quản lý khách sạn có cái nhìn tổng quát nhất về tình hình hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm PMS còn giúp đơn giản hóa quy trình vận hành và quản lý các bộ phận trong khách sạn trên cùng một hệ thống, tránh thất thoát tài sản và giúp khách sạn kinh doanh hiệu quả hơn.

3. Một số loại phần mềm PMS

Hiện nay, nhiều nhà quản lý khách sạn đã áp dụng phần mềm mềm quản lý khách sạn PMS cho các cấp hệ thống quản lý của mình. Có 3 loại phần mềm PMS như sau:

• On-premise/ server-based/legacy hotel PMS (PMS cục bộ): là giải pháp lưu trữ dữ liệu giới hạn trong cục bộ khách sạn. Để sử dụng được hệ thống này, bạn cần đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Đồng thời, cần một không gian nhất định để thiết lập máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.
• Hybrid cloud hotel PMS - PMS “lai” công nghệ đám mây: Với các dạng phần mềm này, người dùng truy cập vào hệ thống thông qua trình duyệt web trên các thiết bị. Điều này có nghĩa là dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên hệ thống máy chủ hoặc truy cập từ xa. Tuy nhiên, một số tính năng nhất định chỉ có trên nền tảng chính của phần mềm.
• Web-native cloud-based PMS - PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Hệ thống PMS này ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập trên bất cứ thiết bị nào có internet. Đây là một giải pháp tối ưu nhất cho các khách sạn hiện nay vì không tốn chi phí đầu tư vào phần cứng hay đội ngũ IT. Dữ liệu được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây nên người dùng có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu bằng bất cứ thiết bị nào mọi lúc, mọi nơi; cho phép bạn quản lý khách sạn từ xa một cách dễ dàng.

Với những ưu điểm vượt trội mà phần mềm quản lý khách sạn sử dụng công nghệ điện toán đám mây mang lại, thì đây là phần mềm được nhiều chủ kinh doanh khách sạn lựa chọn hiện nay.

4. Lợi ích của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn

Tránh xảy ra overbooking cho khách sạn

Overbooking là tình trạng hay xảy ra khi khách sạn bán phòng nhiều trên các kênh OTA nhưng không quản lý được chặt chẽ số lượng phòng đã đặt, phòng còn trống. Đặc biệt, tình trạng này càng dễ xảy ra vào những mùa cao điểm..

Sử dụng phần mềm PMS giúp bạn hạn chế được tình trạng này khi lưu trữ tất cả thông tin đặt phòng trên hệ thống phần mềm. Không chỉ giúp bạn quản lý dễ dàng hơn mà còn hạn chế nhầm lẫn hoặc bỏ sót thông tin phòng trống

Quản lý từ xa dễ dàng và hiệu quả

Phần mềm PMS cho phép chủ kinh doanh quản lý từ xa dù không có mặt trực tiếp ở khách sạn. Phần mềm được thiết kế tương thích với nhiều thiết bị phần cứng và các hệ điều hành, chủ quán có thể theo dõi hoạt động kinh doanh trên điện thoại mọi lúc mọi nơi.

Độ chính xác cao

Quản lý thủ công bằng sổ sách khiến tình trạng sai sót, nhầm lẫn rất dễ xảy ra. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận của khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn PMS sẽ giúp các chủ kinh doanh tính toán chính xác và cụ thể về số lượng khách hàng ra vào mỗi ngày, doanh thu, lợi nhuận mà không lo gian lận, thâm hụt. Các dữ liệu được xử lý và xuất thành báo cáo trực quan, minh bạch

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Hệ thống PMS giúp nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức và nguồn nhân lực thay vì quy trình cồng kềnh, phải ghi chép sổ sách bằng tay, nhập dữ liệu lên excel. Tối ưu hóa thông tin nhanh chóng giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả và trơn tru hơn. Việc tính toán cũng trở nên dễ dàng và tối ưu hơn khi sử dụng phần mềm PMS.

Dữ liệu được đồng bộ liên tục

Các dữ liệu của khách sạn, nhà nghỉ sẽ được PMS lưu trữ trực tiếp trên hệ thống của phần mềm với các trình bày khoa học, dễ hiểu. Khi chủ kinh doanh có nhu cầu xem, xuất dữ liệu thì phần mềm sẽ đáp ứng một cách đầy đủ và chính xác, không cần lục lại sổ sách tổng hợp.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS còn giúp chủ kinh doanh tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách hàng từ các kênh bán hàng online khác. Việc quản lý tập trung trên một màn hình phần mềm cũng giúp chủ quán theo dõi dễ dàng hơn.

5. Những tính năng của phần mềm PMS là gì?

Mỗi phòng ban trong khách sạn sẽ có những công việc khác nhau. Do đó, phần mềm quản lý khách sạn - PMS cũng sẽ có những chức năng khác nhau đáp ứng nhu cầu làm việc của từng vị trí trong khách sạn.

Bộ phận lễ tân 

• Quản lý đặt phòng
• Tình trạng phòng
• Giao dịch tiền phòng và tiền dịch vụ
• Thanh toán
• Kiểm toán đêm
• Báo cáo

Bộ phận buồng phòng

• Xử lý, kiểm tra đồ thất lạc
• Cập nhật tình trạng buồng phòng
• Bố trí đổi phòng cho khách hàng khi họ có yêu cầu 
• Hỗ trợ quản lý, tính phí dịch vụ giặt là, sấy khô khi khách hàng sử dụng

Bộ phận bán hàng và marketing

• Chăm sóc và tạo ra ưu đãi cho khách hàng
• Quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn
• Hệ thống thông tin - dữ liệu khách lưu trú
• Lịch sử khách lưu trú
• Quản lý công suất - năng suất
• Thông tin công ty lữ hành
• Báo cáo liên quan chiến lược bán hàng - giá bình quân và thị trường

Bộ phận ăn uống

• Quản lý điểm bán hàng trong khách sạn
• Quản lý kho
• Báo cáo bán hàng
• Hóa đơn

Bộ phận nhân sự

• Lưu trữ thông tin nhân sự
• Phân bố nhân sự, thông tin ca làm việc
• Chấm công và đánh giá chất lượng công việc

Bộ phận kế toán

• Quản lý doanh thu và công nợ
• Báo cáo bán hàng, báo cáo tài chính
• Tiền lương
• Kiểm toán và khai thuế

6. Những điều cần lưu ý khi chọn phần mềm PMS là gì?

Với sự tiện dụng và chi phí hợp lý, phần mềm khách sạn hiện nay ngày càng được nhiều chủ kinh doanh lựa chọn sử dụng cho khách sạn của mình. Tuy nhiên, mỗi phần mềm lại có những tính năng khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và chi phí quan trọng hơn bao giờ hết. Bạn cần chú ý một số yếu tố khi lựa chọn phần mềm PMS sau:

6.1 Tính năng

Phần mềm quản lý khách sạn cần có các tính năng đáp ứng được nhu cầu quản lý, vận hành bài bản và chuyên nghiệp hơn. 

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn lựa chọn phần mềm có những tính năng tương tự. Về cơ bản, một phần mềm quản lý khách sạn cần có các tính năng đặt phòng, quản lý phòng, lễ tân, thu ngân, buồng phòng, kế toán, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên,... sẽ giúp vận hành và quản lý đạt hiệu quả cao hơn.

6.2 Chi phí

Các phần mềm khách sạn có nhiều phân khúc giá khác nhau tùy theo những giá trị mà phần mềm đó mang lại. Khi lựa chọn, chủ kinh doanh cần dựa vào quy mô, nhu cầu tính năng để lựa chọn phần mềm có mức giá hiệu quả.

Việc lựa chọn phần mềm cũng nên căn cứ vào định hướng phát triển của khách sạn, đừng ham rẻ mà lựa chọn phần mềm ít chức năng, kém linh hoạt, quá trình nâng cấp sau này cũng sẽ tốn kém nhiều chi phí. Tuy nhiên, cũng không nên lựa chọn phần mềm quá nhiều chức năng không sử dụng đến gây lãng phí.

6.3 Giao diện tương thích và dễ sử dụng

Sự tương thích về giao diện là một trong những yếu tố quan trọng giúp chủ khách sạn quyết định việc lựa chọn phần mềm. Phần mềm được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc một nền tảng ứng dụng độc lập nhưng phải tương thích với trình duyệt, hệ điều hành của các thiết bị phần cứng. 

Khi lựa chọn phần mềm PMS, bạn nên ưu tiên những phần mềm dễ cài đặt và sử dụng, thao tác đơn giản để đảm bảo năng suất làm việc cao nhất bởi không phải ai cũng am hiểu và sử dụng thành thạo các phần mềm công nghệ này.

6.4 Nhà cung cấp

Uy tín của nhà cung cấp là một yếu tố bạn không nên bỏ qua khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn. Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo an toàn, tránh “tiền mất tật mang”. Hơn nữa, những nhà cung cấp có tên tuổi, thương hiệu tốt cũng sẽ có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình sử dụng cài đặt và sử dụng phần mềm.

Những chia sẻ trong bài viết này hy vọng giúp cho các chủ kinh doanh khách sạn có cái nhìn trực diện và chi tiết nhất về PMS là gì cũng như những tính năng, hiệu quả mà phần mềm này mang lại khi sử dụng để quản lý khách sạn. Chủ kinh doanh có thể căn cứ vào những thông tin này để lựa chọn phần mềm phù hợp với khách sạn của mình, giúp tối đa hóa doanh thu và hiệu quả kinh doanh.

Theo Sapo.vn