Khách vãng lai là gì?

Khách vãng lai (tiếng Anh là Walk-in Guest) là đối tượng khách hàng đến khách sạn nhưng chưa đặt phòng trước. Họ thường là khách địa phương hay khách du lịch quốc tế cần nơi cư trú. Điều này đặt ra sự khác biệt trong quy trình check-in khách vãng lai với khách hàng thông thường.

Đối tượng khách vãng lai không đặt phòng trước thường có khả năng tài chính cao. Họ cũng sẽ có những yêu cầu về dịch vụ với chất lượng khắt khe hơn. Vì thế, mọi bộ phận trong khách sạn khi phục vụ khách vãng lai cần chú ý và xây dựng một hình ảnh tốt cho khách sạn. Đây là cơ hội tốt để thu hút khách hàng thân thiết cũng như quảng bá về chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp của khách sạn.

Tiếp nhận việc đặt phòng khách vãng lai là gì?

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như tránh trường hợp khách vãng lai “có vấn đề”, nhân viên tại khách sạn cần tiến hành các bước sau để chấp nhận việc đặt phòng của các vị khách này.

• Khi khách xác nhận đặt phòng, hãy xác nhận lại với khách tên khách sạn cũng như ngày giờ đặt phòng để tránh việc khách hàng đến sai địa chỉ khách sạn hay sai ngày.
• Kiểm tra về việc đặt phòng của khách vì đặt phòng trước có thể nhập thông tin dưới tên người trung gian hay người đặt phòng giúp.
• Xác nhận thông tin đặt phòng bằng phần mềm kiểm tra của khách sạn. Nếu khách đã đặt phòng từ đại lý du lịch nhưng chưa được xác nhận thì yêu cầu khách hàng gọi tới đại lý để làm rõ vấn đề hiện tại.
• Khi đã kiểm tra những vấn đề trên mà không xảy ra bất kỳ trường hợp nào, nhân viên lễ tân sẽ tiến hành tìm phòng trống để báo với khách vãng lai. Tạo mục phân loại khách ở phần đặt chỗ gắn thẻ là “khách vãng lai” để thuận tiện trong việc kiểm soát.

Quy trình đón tiếp và xử lý yêu cầu từ khách vãng lai

Khi check-in cho khách vãng lai sẽ có hai trường hợp xảy ra. Đó là khách sạn không còn phòng để phục vụ và khách sạn còn phòng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Tùy theo từng tình huống mà nhân viên lễ tân sẽ thực hiện các bước tiếp đón như sau:

Khách sạn không còn phòng

• Đề xuất và giới thiệu về một hay một vài khách sạn xung quanh khu vực cho khách hàng để họ có lựa chọn khác cho địa điểm cư trú.
• Giữ tinh thần thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ khách hàng trong phạm vi có thể.

Khách sạn còn phòng

• Chào khách và xác định thời gian lưu trú bao gồm: ngày đi, số lượng phòng, số lượng khách để nhập dữ liệu vào PMS.
• Xác định tên khách hàng để kiểm tra có phải khách hàng đã từng đến khách sạn hay chưa.
• Xác định yêu cầu của khách hàng về phòng và thông báo thông tin về những phòng còn trống.
• Thông báo với khách hàng về giá từng phòng cũng như các dịch vụ của khách sạn.
• Đề nghị làm thủ tục và hoàn thành thủ tục nhận phòng cho khách theo quy định của khách sạn.
• Hoàn thiện các thủ tục check-in cũng như các giấy tờ cần thiết.
• Cập nhập thông tin đặt phòng của khách vào hệ thống khách sạn.

Khách vãng lai là gì? Hi vọng bài viết này đã giúp bạn giải đáp thắc mắc này trọn vẹn. Số lượng khách vãng lai cư trú tại khách sạn không hề nhỏ, vì thế người lễ tân phải là người có kinh nghiệm và kiến thức nghiệp vụ tốt để đón tiếp một cách phù hợp. Quy trình check-in cho khách vãng lai là một trong những công đoạn quan trọng nhất khi phục vụ khách vãng lai mà nhân viên lễ tân cần đặc biệt quan tâm.