Check-in, check-out là hai khâu quan trọng đảm bảo việc quản lý khách hàng cư trú tại khách sạn. Nói về check – out, không thể bỏ qua thuật ngữ D.O. Vậy D.O là gì? Nó có vai trò như thế nào trong hoạt động check-out nói riêng và hoạt động khách sạn nói chung? Bài viết này sẽ là câu trả lời dành cho bạn!
D.O là gì?
D.O trong thuật ngữ khách sạn là viết tắt của cụm từ due out. Due out có nghĩa là phòng sắp check – out. Đây là những phòng có đối tượng khách hàng chuẩn bị check – out, rời khỏi khách sạn. D.O sẽ có tác dụng thông báo đến các bộ phận khách sạn để chuẩn bị cho việc check – out trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đồng thời, nó cũng giúp việc kiểm tra, kiểm soát khách hàng rời khỏi khách sạn đảm bảo tốt hơn, tránh những sai sót hay bất cập.
Với những thông báo về D.O, bộ phận lễ tân sẽ có những chuẩn bị trước về việc kiểm tra và thanh toán thủ tục, các loại giấy tờ cần thiết để tiết kiệm thời gian của khách hàng cũng như khách sạn. Đồng thời, thao tác nhanh chóng, chính xác sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của khách sạn, ghi điểm trong mắt của khách hàng tốt hơn.
D.O là thuật ngữ dùng để chỉ phòng sắp check – out.
Vai trò của D.O là gì?
Việc thông báo D.O cũng như thủ tục check – out có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của khách sạn. Cụ thể:
Cập nhập thông tin về tình trạng khách và phòng nhanh chóng, chính xác
Thông báo về phòng sắp check – out sẽ giúp các bộ phận trong khách sạn chuẩn bị quy trình check – out tốt hơn. Tất cả các thông tin về thời gian lưu trú, dịch vụ khách sử dụng cũng như tình trạng phòng sẽ được cập nhập một cách nhanh chóng. Từ đó giúp nhân viên lễ tân thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn.
Sau đó, thủ tục check – out sẽ được diễn ra cực chuyên nghiệp. Tránh những sai sót do thời gian gấp rút ảnh hưởng đến công việc của lễ tân cũng như chất lượng khách sạn. Check – out là một hình thức rất quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát, cập nhập tình trạng phòng và quản lý chế độ làm việc của nhân viên hiệu quả.
Thông báo về D.O sẽ giúp lễ tân thực hiện check – out nhanh chóng hơn.
Tiếp nhận phản hồi và nhận xét từ khách hàng
Chuẩn bị thủ tục check – out sẽ cần sự hợp tác làm việc của nhiều bộ phận. Nếu được thông báo sớm, việc giải quyết những vấn đề phát sinh của khách hàng nếu như họ có thắc mắc, yêu cầu trước khi rời khỏi khách sạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, khi tiến hành check – out, nhân viên khách sạn có thể hỏi thăm và tiếp nhận những phản hồi, nhận xét của khách hàng. Điều này vừa giúp cải thiện chất lượng dịch vụ vừa giúp khách sạn nhận được những phản hồi tốt, khẳng định chất lượng khách sạn.
Sau khi có thông báo về D.O, lễ tân cần làm gì?
Khi nhận được thông tin về phòng sắp check – out, bộ phận lễ tân sẽ chuẩn bị những giấy tờ, hóa đơn và thông tin cần thiết cho thủ tục check – out. Sau đó thực hiện check – out cho khách hàng theo quy trình làm việc sau:
- Tiếp nhận thông tin về số lượng, chất lượng vật dụng trong phòng để bổ sung thêm vào hóa đơn thanh toán nếu có. Đồng thời, hỏi khách về các chi phí phát sinh.
- Kiểm tra và in hóa đơn về các chi phí khách hàng đã sử dụng.
- Kiểm tra lại và thống nhất với khách hàng về phương thức thanh toán.
- Hướng dẫn khách ký tên và thanh toán.
- Hỏi và lấy lại chìa khóa phòng từ khách.
- Cập nhập tình trạng phòng lên phần mềm quản lý của khách sạn.
- Hỏi thăm về đánh giá cũng như nhận xét của khách hàng về dịch vụ tại khách sạn.
- Chào tạm biệt và gửi lời chúc đến khách hàng.
Lễ tân là người chịu trách nhiệm về thủ tục check – out cho khách hàng.
D.O là gì? Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp bạn trả lời được câu hỏi này. Trong ngành khách sạn có rất nhiều thuật ngữ chuyên ngành đòi hỏi bạn phải nắm vững. Hiểu rõ những thuật ngữ sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong công việc (nếu bạn là vị trí nhân viên) hay giúp phát triển hoạt động kinh doanh thành công hơn (nếu bạn là người lãnh đạo).
