Bộ phận tiền sảnh khách sạn là gì?

Muốn hiểu được bộ phận tiền sảnh là gì trước hết ta tìm hiểu tiền sảnh là gì. Tiền sảnh là khu vực quan trọng trong khách sạn. Nơi đây được bày trí rộng lớn, trang trọng để đón tiếp các khách hàng. Do đó người làm trong tiền sảnh phải hết sức chú ý về hành vi, cử chỉ, lời nói đối với khách hàng.

Mỗi khách sạn đều chia ra các bộ phận để dễ quản lý. Bộ phận tiền sảnh là nơi khách hàng tới đây và tiếp xúc đầu tiên. Vì vậy bộ phận tiền sảnh có đội ngũ nhân viên được coi là gương mặt đại diện cho cả khách sạn.

Bộ phận tiền sảnh khách sạn – nơi giúp khách hàng làm thủ tục nhanh chóng

Các vị trí trong bộ phận tiền sảnh khách sạn

Trong bộ phận tiền sảnh khách sạn có nhiều vị trí khác nhau. Mỗi vị trí lại đảm nhận một nhiệm vụ riêng. Trong bộ phận tiền sảnh khách sạn gồm các tiểu bộ phận khác. Đó là: Bộ phận lễ tân, nhân viên đặt phòng, nhân viên thu ngân, tổng đài viên. Bộ phận nhân viên quan hệ khách hàng thì lại chia ra nhân viên hỗ trợ khách hàng, nhân viên đứng cửa và nhân viên hành lý.

Bộ phận lễ tân

Mỗi khi đến địa điểm du lịch nào thì du khách sẽ đến tiền sảnh đầu tiên. Đến đây du khách sẽ gặp nhân viên lễ tân. Bộ phận này có nhiệm vụ chào đón khách, làm các thủ tục “check-in và check-out” cho khách. Bên cạnh đó, khi khách hàng có thắc mắc về dịch vụ hay các địa điểm vui chơi thì nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ để tư vấn. Ngoài ra nếu du khách có bất cứ khúc mắc gì về tình trạng phòng ở, khiếu nại… sẽ được bộ phận lễ tân hỗ trợ và giải quyết.

Bộ phận lễ tân luôn sẵn sàng phục vụ quý khách

Nhân viên đặt phòng

Ở bộ phận này, nhân viên sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng của khách. Khách hàng có thể đặt phòng qua website của khách sạn hoặc đặt trực tiếp. Do đó nhân viên đặt phòng kết hợp với các tiểu bộ phận khác để đặt phòng, đổi hoặc trả phòng của du khách. Bên cạnh đó giải quyết các vấn đề khác liên quan đến phòng ở.

Nhân viên thu ngân

Thường nhân viên thu ngân sẽ trực cùng lễ tân tại sảnh khách sạn. Thường bộ phận này sẽ có ở khách sạn 3 sao trở lên. Họ sẽ làm các thủ tục liên quan đến tài chính, các khoản thu chi trong khách sạn.

Tổng đài viên

Bộ phận này có nhiệm vụ nhận và trả lời các cuộc gọi từ khách hàng. Tổng đài viên sẽ tư vấn cho khách hàng các dịch vụ. Giải đáp thắc mắc khi khách hàng có nhu cầu. Ngoài ra thì bộ phận này có thể báo thức, thông báo cho khách hàng các thông tin cần thiết.

Tổng đài viên tư vấn và hỗ trợ khách hàng

Nhân viên quan hệ khách hàng

Theo yêu cầu của các khách VIP, nhân viên quan hệ khách hàng sẽ cung cấp các dịch vụ đặc biệt. Đặc biệt bộ phận này sẽ phải tiếp nhận các ý kiến từ khách hàng. Từ đó có các cuộc khảo sát để thay đổi thái độ phục vụ, chất lượng dịch vụ nơi khách sạn.

Nhân viên hỗ trợ khách hàng trong bộ phận tiền sảnh khách sạn

Tiểu bộ phận này sẽ hỗ trợ book tour giúp khách. Ngoài ra họ còn đăng kí bữa ăn, tìm các địa điểm vui chơi để giới thiệu cho khách hàng.

Nhân viên đứng cửa

Nhiệm vụ chính của bộ phận này là mở cửa xe, mở cửa khách sạn và đón khách hàng. Nhân viên này hướng dẫn cho khách đỗ, lấy xe.

Nhân viên đứng cửa niềm nở đón khách

Nhân viên hành lý

Nhân viên hành lý sẽ giúp khách xách đồ, vận chuyển hành lý lên phòng. Ngoài ra họ hướng dẫn du khách các dịch vụ của phòng khách sạn nơi du khách lưu trú.

Mỗi nhân viên có nhiệm vụ riêng trong tiền sảnh khách sạn. Tuy nhiên các nhân viên này sẽ hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt mọi công việc được giao và làm hài lòng khách hàng. Ngoài sự nhiệt tình, niềm nở thì các nhân viên tại bộ phận này cần có các kĩ năng thiết yếu. Các kỹ năng đó là: Kỹ năng giao tiếp, khả năng ngoại ngữ, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng giải quyết vấn đề… Với những thông tin trên đây hi vọng quý độc giả sẽ hiểu hơn về bộ phận tiền sảnh khách sạn.