Cũng giống như quy trình check in, quy trình check out khách sạn không quá phức tạp nhưng cũng yêu cầu phải thực hiện bài bản, đúng quy trình và nhanh chóng. Nhân viên lễ tân cần nắm rõ quy trình check out, thực hiện nhanh chóng và xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh. Dù là quy trình check in hay check out nhân viên đều phải đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu cũng như để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng.

Thứ Tự Các Bước Trong Quy Trình Check Out Khách Sạn

Khi khách xuống khu vực lễ tân yêu cầu check out, nhân viên lễ tân cần làm các thủ tục cơ bản sau.

Bước 1: Chào hỏi khách, xin lấy lại chìa khóa phòng từ khách hàng

Bước 2: Thông báo các chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn

Bước 3: Nhập các chi phí phát sinh của khách vào hệ thống.

Bước 4: In hóa đơn cho khách kiểm tra.

Bước 5: Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng: Thẻ hoặc tiền mặt.

Bước 6: Thanh toán hóa đơn và gửi lại 1 phiếu hóa đơn cho khách hàng.

Bước 7: Nhận lại chìa khóa phòng .

Bước 8: Trả lại các giấy tờ lưu giữ của khách.

Bước 9: Cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống.

Bước 10: Hỏi thăm khách hàng có hài lòng hay có thắc mắc, yêu cầu gì không.

Bước 11: Cảm ơn khách hàng và hẹn gặp lại.

Chú ý: Nếu có các tình huống phát sinh không thuộc quyền xử lý của nhân viên hoặc chưa có cách xử lý thích hợp trước hết nhân viên lễ tân nên mời khách hàng ngồi chờ, dùng trà sau đó liên lạc với bộ phận liên quan để có biện pháp giải quyết. Tuyệt đối tránh tranh cãi, mất bình tĩnh với khách hàng làm khách hàng không hài lòng, điều quan trọng là luôn giữ thái độ bình tình và chuyên nghiệp để giải quyết tình huống, bởi một phút mất bình tĩnh cũng có thể gây ra hậu quả khó lường đối với nhân viên thậm chí cả khách sạn.

Xử lý phát sinh trong quá trình check out

Các trường hợp hay xảy ra trong quy trình check out là khách hàng có thể check trễ hơn giờ dự kiến.

Tùy vào từng khách sạn và có quy định giờ check out khác nhau, thông thường thời gian check out khách sạn là 12 giờ trưa nhưng có nhiều khách vẫn check out trễ.

Khách hàng check out trễ kéo dài thời gian sử dụng của phòng, có thể làm ảnh hưởng đến việc đón khách mới của khách sạn hoặc một số khách sạn có quy định nếu check out trễ khách hàng sẽ phải thanh toán thêm tiền phòng, một số khách hàng khó tính hoặc không biết quy định sẽ khó chịu về điều này hoặc không chấp nhận thanh toán. Bởi vậy để tránh phiền phức cho hai bên, trong quá trình check in nhân viên lễ tân nên nhắc giờ check out và thông báo các quy định của khách sạn về giờ check out.